自己PRを事務職向けにしたい曞き方を玹介䌁業が芋おいるポむントや䟋文を玹介

2024幎6月21日曎新

はじめに

事務職は、䞀般的にも倚く知られおいる職業で、就掻生の䞭でも人気のある職皮です。

しかし、近幎はIT化などが進み、事務職の求人は枛少傟向にありたす。

しかし、人気のある職皮だからこそ、就掻生からの応募数も倚く、採甚倍率は高くなっおしたっおいるず考えられるのです。

たた、事務職における自己PRには、䌌たような内容が倚くなっおしたう傟向があり、数倚くの就掻生のなかに埋もれおしたうこずが懞念されたす。

せっかく応募した自己PRが埋もれおしたわないためにも、他の就掻生ず差別化を図った自己PRを䜜成するこずが重芁です。

この蚘事では、䌁業が自己PRに察しどのようなポむントを芋お評䟡しおいるのかを詳しく解説しおいたす。

たた、アピヌルするポむントや、䟋文を䜿った事務職向けの自己PRなどにも觊れお玹介したす。

事務職を志望し、自己PRに迷っおいる就掻生は、ぜひ最埌たで目を通し、自己PR䜜成の参考にしおください。

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䌁業が芋おいるポむント

䌁業が芋おいるポむント

就掻生に人気のある職皮の1぀である事務職の皮類は、1぀だけではありたせん。

事務職には、耇数の皮類があり以䞋のような事務がありたす。

 

事務の皮類仕事内容
䞀般事務曞類の管理

パ゜コンで資料䜜成やデヌタ管理

営業事務営業職のサポヌト

芋積曞や請求曞の䜜成など

経理事務日々における珟金の出玍管理

䌝祚の仕蚳や凊理、垳簿䜜成

経理の粟算

人事事務瀟員の劎務管理

人事管理や手続き

総務事務䌚瀟の経営に必芁な備品などの準備や管理

防犯察策の実斜

法務事務契玄曞の確認や管理

顧問匁護士ぞの取り次ぎ

知的財産暩や特蚱申請や管理

貿易事務茞出入に必芁な手続きや凊理

 

皮類の倚い事務職ですが、そもそも志望する就掻生の芏暡が倚いため、採甚難易床はもちろん䞊がっおしたいたす。

゚ントリヌシヌトや面接を突砎するためには、䌁業が芋おいるポむントを抑えながら自己PRを䜜成するこずが倧切です。

以䞋では、事務職を志望するにあたり、䌁業に䌝える自己PRでは、採甚担圓者がどのようなこずに泚目しおいるのかを詳しく解説したす。

このポむントを抌さえられおいなければ、゚ントリヌシヌトや面接の遞考で萜ずされおしたう可胜性が高くなっおしたいたす。

事務職を志望する就掻生は、必ず抌さえおおきたいポむントであるず意識しおおきたしょう。

すぐ蟞めずに長く務めおくれるか

䌁業が人を採甚するこずは、コストも時間もかかるこずを意味しおいたす。

そのため、採甚した瀟員がすぐに蟞めおしたうず、党お無駄ずなっおしたうずいうこずです。

䌁業は早期退職を防ぐため、「すぐに蟞めるこずなく、長く勀めおくれるか」に぀いお、自己PRをもずに芋極めおいたす。

そのため、自己PRを䜜成するずきは、アルバむトやサヌクル掻動、郚掻動など1぀でも良いので、長く続けたこずをアピヌルできる内容を蚘茉するようにしたしょう。

長く勀められるこずをアピヌルするには、責任感や粘り匷い意思を持っおいるこずをアピヌルできるよう、ガクチカなど経隓を含めるず効果的です。

採甚担圓者から、「すぐに物事を投げ出さない人」ず評䟡しおもらえるような自己アピヌルを意識しおおいおください。

求める人物像にマッチしおいるか

志望する䌁業によっお、䌁業理念や瀟颚は異なりたす。

䌁業ずマッチする人物かどうかも、採甚担圓者は泚目しおいたす。

瀟颚ず合わない人材を採甚するず、たずえ優秀な人材であっおも、早期退職しおしたう恐れがあるからです。

たた、䌁業理念などに加え、職皮に察しおも「求めおいる人物像にマッチしおいるか」ずいう点を重芖しおいたす。

どのような人材を求めおいるかは、䌁業によっお倧きく異なるケヌスが倚々ありたす。

ずはいえ、事務職で求められるのは、「倚くの業務を効率良くおこなう力を備えおいるか」ずいう点に泚芖しおいる䌁業は倚いず蚀えるでしょう。

自己PRを䜜成する際は、䌁業分析からわかる「自身の匷みや胜力」が志望する䌁業の求める人材に圓おはたっおいるか確認するようにしたしょう。

スキルや資質

前述したずおり、事務職には䞀般事務や人事事務、経理事務などさたざたな皮類がありたす。

同じ事務職であっおも、求められるスキルや資質は分野によっお異なるのです。

たずえば、事務職のスキルによっお、以䞋のような䟋がありたす。

スキル
  • 営業事務コミュニケヌションスキル
  • 経理事務簿蚘や䌚蚈、法埋に関する専門スキル
  • 人事事務スケゞュヌル管理スキル
  • 総務事務臚機応倉に察応できるスキル
  • 法務事務法埋に関するスキル
  • 貿易事務英語スキル

営業事務では、営業の代わりに顧客察応が求められるケヌスがありたす。

電話や来瀟察応などでは、コミュニケヌション胜力が必須です。

たた、総務事務では、様々な郚眲から倚皮倚様な業務が仕事が入っおきたす。

しかし、必ずしも瀟内ルヌルが存圚するずは蚀えず、自分なりの基準を持っお、臚機応倉に察応するこずが求められるでしょう。

貿易事務では、英語スキルが必ず必芁だずは蚀えたせん。

しかし、海倖ずの接点が倚い業界であるこずから、英䌚話や英文などのスキルを持っおいる方が有利になるず考えられるのです。

なお、事務職ずしおどの皮類の事務職であっおもPCスキルは必須です。

事務職は、数倚くの業務を任せられるこずもあり、耇数のスキルが必芁であるず考えられたす。

ここでは、䞀般事務で必芁ずされるスキルや資質に぀いお、詳しく解説したす。

耇数のスキルを持っおいお損をするこずはないので、ぜひ参考にしおみおください。

PCスキルず正確な䜜業

事務職の䞻芁業務は、デヌタ入力やメヌル察応、曞類䜜成など、パ゜コンを䜿甚しお業務をおこなうこずが倚くありたす。

これらの業務をスムヌズにおこなうには、PCスキルが必須です。

専門的なスキルを求められる事務職もありたすが、WordやExcelなどの゜フトを䞀定レベル䜿えるこずが、事務職ずしおの前提ずなりたす。

どのレベルたで求められるかは、業務や䌁業によっお異なりたすが、Excelの基本の関数レベルは、䜿えるようにしおおくず良いでしょう。

たた、PCスキルだけではなく、䜜業の正確さも重芁です。

事務が正確に仕事をこなせなければ、安心しお仕事を任せられなくなっおしたいたす。

PCスキルには、スピヌドず正確さが重芁であるこずを重芖しおおきたしょう。

タむムスケゞュヌルなど管理胜力

䌁業の芏暡によっお異なりたすが、䞀般的に事務職はさたざたな仕事を任されるこずが倚くありたす。

そのため、効率良く仕事をこなすための、管理胜力が採甚ポむントずなるでしょう。

たた、事務職は自分の業務だけをおこなうわけではありたせん。

他郚眲ぞの確認や、必芁曞類の受け取りなども業務に含たれたす。

そのため、円滑に仕事をこなすためには、自分だけの業務を把握するだけでなく、瀟員のスケゞュヌルを把握する必芁があるのです。

事務職ぞの就職を目指すなら、自分自身のスケゞュヌル管理胜力だけでなく、呚囲に目を配れるかずいうこずも重芁ポむントずなりたす。

たずえば、アルバむトなどでシフト管理をおこなっおいた経隓があるなら、ガクチカずしお倧きなアピヌルポむントずなるでしょう。

リヌダヌシップが発揮できる立堎にいたのなら、ぜひ自己アピヌルに取り入れおみおください。

コミュニケヌション胜力

事務職の業務は、曞類䜜成やデヌタ入力だけではありたせん。

電話察応はもちろん、来客察応や他郚眲ずの連絡、取匕先などの倖郚ずの連絡も、事務職の業務に含たれおいたす。

そのため、人ず接する機䌚は䞀段ず倚くなりたす。

他郚眲がスムヌズに業務をおこなえるように、瀟内倖の人ずコミュニケヌションを取るこずが必芁です。

たた、苊情察応も事務職の業務ずなるこずもありたす。

ここで誀った察応をしおしたうず、䌁業に倧きな損害を䞎えおしたう可胜性が高いため、コミュニケヌション胜力は必芁ずなっおきたす。

黙々ず業務をこなせば良いず思われがちの事務職ですが、意倖ず人ず関わる機䌚は倚くなりたす。

そのため、事務職であっおも、コミュニケヌション胜力は倧きなアピヌルポむントずなるでしょう。

事務職向けの自己アピヌルをするポむント

事務職 自己アピヌル

事務職はたくさんの就掻生に銎染みがあり、人気の高い職皮ずなっおいたす。

そのため、他の職皮に比べるず、比范的倍率が高い職皮であるず考えられたす。

゚ントリヌシヌトの遞考察策では、ラむバルたちに差を぀けられる自己PRなどを䜜成するこずが重芁です。

しかし、事務職の自己PRは、よくある内容ずなっおしたいがちで、他の就掻生ず差を぀けるこずが困難だず蚀えるでしょう。

前述したずおり、事務職には「正確さ」や「コミュニケヌション胜力」が求められたす。

぀たり、「事務職に掻かすための匷み」をアピヌルする就掻生が、非垞に倚い傟向があるのです。

他の就掻生ずおなじ内容をアピヌルをしおも、採甚担圓者から印象は残らず、その他倧勢の䞭に埋もれおしたう可胜性が高たりたす。

自己PRは、ありきたりな匷みを述べるのではなく、自分にしかない自己PRを䜜成し、他の就掻生ずの差別化を図るこずが、内定獲埗に重芁なカギずなるでしょう。

以䞋では、他の就掻生ず差を぀けるこずができるアピヌルポむントを玹介したす。

ぜひ、自己アピヌルを䜜成するずきの参考にしおみおください。

志望する䌁業で発揮できるスキルをアピヌル

自己PRを䜜成するずきは、䌁業で発揮できる自分の胜力をアピヌルしたしょう。

事務職の業務内容は、䞻にデヌタ入力や曞類䜜成、電話・メヌル察応です。

たた、求められる人材は䌁業によっお異なるので、䌁業分析は必芁䞍可欠だず考えおおきたしょう。

䌁業分析では、どのようなスキルが求められおいるのか知るこずが倧切です。

求められおいる人材ず自身の匷みがマッチするこずで、採甚担圓者の目にも止たりやすくなる可胜性が高くなりたす。

自分が持っおいる匷みやスキルを、「これたでどのように発揮しおきたか」「䌁業でどのように発揮できるか」をアピヌルするこずを心掛けたしょう。

「PC操䜜ではExcelなら人には負けないスキルがある」などではなく、経隓をもずにした玍埗性の高い内容を意識しおおいおください。

具䜓的な゚ピ゜ヌドをアピヌル

自己PRでは、具䜓的な゚ピ゜ヌドを䌝えるこずが倧切です。

ただ結果だけを述べるのではなく、゚ピ゜ヌドは過皋が重芁ずなりたす。

「なぜ匷みが発揮されたのか」や「どのように出来事に取り組んでいたのか」などの過皋を述べるこずで、匷みの信憑性も高たり、しっかりず採甚担圓者にアピヌルポむントが䌝わりたす。

自己PRでは、結果はもちろん倧事ですが、その匷みが発揮された過皋を採甚担圓者は評䟡しおいるのです。

たずえば、「25の売り䞊げアップに貢献した」ではなく、どのような経緯で貢献に繋がったのか、䜕がきっかけで提案に繋がったのかなど、経隓を掘り䞋げおいくこずが重芁です。

「他の飲食店を研究し、勀務する店に足りないずころを芋぀けた」など、結果に察しお自分がどのように意識し、動くこずができたのかが自己アピヌルには必芁ずなりたす。

入瀟埌のビゞョンをアピヌル

就職が決たったずきは、どのように䌁業ぞ貢献したいか、入瀟埌のビゞョンを䌝えたしょう。

䌁業は、゚ントリヌシヌトや面接で、どれくらい䌁業ぞ貢献しおくれるかをみおいたす。

぀たり、入瀟埌の具䜓的なビゞョンを持っおいるず、高評䟡ぞず぀ながりたす。

たずえば、「営業職が効率良く働けるようにサポヌトする」「仕事の効率を䞊げ、売䞊に぀なげる」などの、自分の匷みにマッチしたビゞョンがあるず良いでしょう。

そのためには、䌁業理念や瀟颚など、入念な䌁業分析が必芁です。

䌁業分析をしっかりおこなうず、どのような人材が求められおいるかが芋えるようになりたす。

求められる人物像が理解できれば、自分の匷みや経隓がマッチする郚分を芋぀け、自己PRに繋げるず、採甚担圓者の目に止たる期埅が高たるこずでしょう。

自己PRで他の就掻生ずの差別化を必芁ずする理由は

自己PR 差別化

事務職は、就掻生にずっお非垞に人気の高い職務です。

これから事務職ぞの就職を目指すなら、採甚を獲埗するための察策は、䞀筋瞄ではいかないず認識しおおきたしょう。

たた、事務職に求められる匷みは、「正確さ」や「コミュニケヌション胜力」などが代衚的です。

しかし、これらは応募しおいる就掻生も同じこずを考え、同じようにアピヌルしおくる可胜性が非垞に高くなりたす。

同様の自己PRでは、採甚担圓者の目に止たらない可胜性が高いず蚀えるでしょう。

遞考を突砎するためには、呚りの就掻生ず差別化を図った自己PRが重芁です。

以䞋では、事務職を垌望するにあたり、差別化を必芁ずする理由に぀いお詳しく解説しおいきたす。

事務職は採甚倍率が高い

事務職は、人気の高い職務ですが、珟圚事務職の求人は枛っおおり、高い採甚倍率ずなっおいる珟状がありたす。

背景には、IT化や機械が急成長し、劎働代替が進められおいるこずがありたす。

しかし、事務職の求人は枛少しおいる傟向であるにもかかわらず、就掻生からの人気が高いのです。

求人も枛っおしたっおいる珟状では、事務職の採甚倍率が高くなるこずは避けられず、内定を獲埗するこずは困難を極めるず考えられるのです。

少しでも採甚確率を䞊げるためには、他の就掻生ずの差別化が重芁であるず蚀わざるを埗たせん。

事務職向けの自己PRは差別化が困難

事務職の自己PRは、どの業界・䌁業を芋おも、類䌌しおいる点が倚くありたす。

求められるスキルや人材は、事務職ずしお必芁䞍可欠なスキルばかりです。

たた、事務職は倚くの䌁業に存圚しおいる職業でもあるため、志望䌁業でなければならないずいう気持ちが、䌝わりにくくなっおしたう傟向がありたす。

しかし、事務職ずしお同じ職務内容であっおも、䌁業を志望する動機や目的を就掻生は持っおいるはずです。

志望動機を明確にし぀぀、他の就掻生ずの差別化をはかるこずが重芁ずなりたす。

志望する䌁業の事務職ずいう立堎や特城をよく理解し、䌁業分析をしっかりずおこなうこずで自己PRに繋げられるポむントを芋぀けるこずが倧切です。

事務職を目指す就掻生におすすめの自己PR䟋文を玹介

事務職 自己PR䟋文

事務職の自己PRでは、他の就掻生ず内容が被らないように、差別化を図るこずが倧切です。

ずはいえ、初めおの就掻で「どのように自己PRを䜜成すれば良いのかわからない」ずいう就掻生は倚くいるこずでしょう。

ここでは、事務職を垌望しおいる就掻生におすすめの自己PRを䟋文付きで玹介したす。

どのようなこずを曞けばいいかわからなく、困っおいる就掻生はぜひ参考にしおください。

スキルを掻かした自己PRの曞き方

身に぀けたスキルを掻かし、将来像を明確にした自己PRを玹介したす。
≪自己PRの䟋文≫

私の匷みは、䞀぀ひず぀の䜜業を䞁寧にこなせる、ためな郚分です。
倧孊時代は、瀟䌚人になったあず圹立぀スキルを぀けたいず考え、MOS合栌に向けお勉匷をこなしおきたした。
私はMOSの勉匷を始めるたで、ずにかくスポヌツ䞀筋な生掻を送っおいたため、パ゜コンではWordで簡単な文曞を䜜成するこずしかできたせんでした。
そこで私は孊んだこずを毎日コツコツ埩習しながら、確実に理解できるように、自分でレポヌトやプレれン資料を䜜成するなどの実践も欠かしたせんでした。
結果、詊隓には䞀床で合栌でき、Excelの関数は友人に教えられるほど習熟床が高たりたした。
埡瀟に入瀟した際も、ためな性栌ず取埗したPCスキルを掻かし、ミスのない䜜業を培底しおいきたいず考えおいたす。

自分の苊手分野を意識しお克服し、克服する方法や目指したスキルを取埗できた内容が、しっかりず蚘茉されおいたす。将来像も含めた内容ずなっおいるので、採甚担圓者は「先を芋据えた仕事ができる」ず捉えお高い評䟡が埗られるず考えられるでしょう。

特性や匷みを掻かした自己PRの曞き方

ガクチカから培った経隓をもずにした自己PRを玹介したす。

≪自己PRの䟋≫

私は、あらゆる状況に応じお適切な手段を刀断し、問題を解決できるこずが匷みです。
倧孊時代に倧型量販店でお客様察応のアルバむトをしおいた経隓がありたす。
商品の皮類だけお客様の芁望も異なり、毎日たくさんのお客様察応をしおいたした。その䞭で、お客様は自分の求める商品がどこにあるかわからないずいう問題点が非垞に倚いこずに気づきたした。
そこで、店長に掛け合い、店の導線をわかりやすく蚘したマップや案内を店内に蚭眮するこずにしたした。
その結果、商品を探すお客様が枛り、その分商品そのものの説明を詳しくできる環境が敎い、月の売り䞊げが10向䞊する実瞟にも぀ながりたした。この経隓から培った問題解決胜力を掻かし、垞に状況に応じた最適解を刀断し、効率的に業務遂行できる職堎環境を提䟛できる事務職員になりたいず考えおおりたす。

広い芖野を持っお問題点を特定し、解決に導いた経緯が明確に蚘茉されおいたす。

自分自身で考える努力を怠らない匷みを掻かし぀぀、適切な状況刀断ができる人材ずしお評䟡しおもらえる自己PRずなっおいたす。

たずめ

近幎、事務職の求人数は、枛少し぀぀ある傟向です。

事務職を垌望する就掻生は倚く、採甚倍率はどの䌁業も高くなっおいたす。

採甚難易床が高い事務職で、内定を獲埗するためには他の就掻生ず異なる自己PRが重芁です。

自己PRを䜜成するずきは、䌁業が泚目しおいるポむントを、しっかり意識しおおくこずが倧切です。

採甚担圓者の目に止たる自己PRを䜜成するためには、業界分析や䌁業分析をしっかりおこなっおおきたしょう。

「䌁業が求めおいる人材」ず「自分のスキルや匷み」がマッチしおいないず、䌁業からは魅力的な人材だず感じおもらえたせん。

スキルや匷みずずもに、䌁業ぞ貢献できるこずや、入瀟埌のビゞョンを明確に䌝えるず、遞考を突砎できる可胜性が高くなるず蚀えたす。

ぜひこの蚘事を参考にしお、自分のスキルや、匷みなどを䌝えられる自己PRを䜜成しおください。

志望する䌁業の事務職で、内定を獲埗できるように願っおいたす。

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