採用メールの返信マナーは4つ！状況別の例文やポイントを解説

はじめに

「企業から採用メールが来たけど、返信した方がいいの？」

「採用メールにどのような内容で返信するべきかわからない…」

このような悩みを抱いている就活生も多いでしょう。

採用を通知するメールが来たら、自分の意思を明確に、受信後なるべく早めに返信するのがマナーです。

内定・保留・辞退の意思を明確に伝えず、マナーに適さない内容で返信してしまうと、企業に迷惑をかける可能性があります。

そこで、本記事では就活中に企業から採用を知らせるメールを受領した際の、返信マナーについて詳しく解説します。

記事内で紹介している返信マナーを守れば、企業に迷惑をかけることなく入社までスムーズにやり取りできるでしょう。

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採用メールへの返信マナー4つとは？

採用を通知するメールが届いたら、必ず返信しましょう。

採用メールに返信する際は、4つのマナーを踏まえて企業に迷惑をかけない配慮をする必要があります。

具体的には以下の4つです。

採用メール受信後24時間以内に返信する

企業から採用メールを受信した時間から、24時間以内に返信しましょう。

返信が遅れてしまうと、企業に迷惑をかけるだけでなく、ネガティブな印象を与えてしまうからです。

企業は、レスポンスの速さでも就活生のやる気やビジネスマナーを見極めています。

企業の営業時間内であることを確認し、24時間以内に返信する姿勢が大切です。

自分の意思は明確に伝える

採用メールに返信する際は、承諾・辞退・保留のいずれかの意思を明確に伝える必要があります。

言葉を濁したり、曖昧にしたりすると、企業に混乱を招いてしまう原因になるでしょう。

内定を承諾するかは、就活生自身だけでなく、企業側にとっても採用活動における重要な決定となります。

なるべく早く、明確な意思を伝えて、企業に迷惑をかけないように努めましょう。

マナーを守って返信する

企業から採用を知らせるメールを受信したら、マナーを守って返信しましょう。

具体的には、以下6点のマナーに気をつけてください。

これらのマナーは、採用メールへの返信だけでなく、企業とのやりとりや社会人になった後にも覚えておくべきマナーです。

1.件名は変更せずRe:を残す

企業から送られてきたメールの件名は、変えずにそのまま返信するのがマナーです。

メールの件名と「Re:」をそのままにしておくことで、採用担当者がどんな要件のメールだったか一目で把握できるからです。

企業から送られてきたメールの件名を、返信するたびに変えてしまうと、どんな内容のメールだったかがわかりにくくなってしまいます。

採用メールに返信する際も、件名を変えずに「Re:」は残したままで返信しましょう。

2.宛先を記載する

返信する内容の冒頭には、必ず誰に向けての連絡なのかわかるよう、宛先を記載しましょう。

担当者名が不明の場合は「採用担当者様」や「宛先の部署名＋御中」などと記載すれば問題ありません。

社会人になってからも、メールの冒頭に宛先を記載するのがビジネスマナーです。

就活中にビジネスにおけるメールマナーを身につけて、企業に好印象を与えましょう。

3.冒頭にはあいさつ文を記載する

採用メールへの返信に限りませんが、いきなり本文に入らず、最初はあいさつ文から入りましょう。

あいさつ文のあとは、大学名と名前を記載して「誰からのメールなのか」が一目でわかるように心がけてください。

自分の名前を述べた後に、本文に入る構成がベストです。

4.内容は端的にわかりやすく伝える

メール本文となる内容は、端的にまとめてわかりやすく伝えましょう。

忙しい業務の合間を縫ってメールを読んでもらっているという意識が大切です。

だらだらと長くまとまりのない文章で、採用担当者の負担を増やさないように意識してください。

5.最後に署名を入れる

採用メールへ返信する際は、メールの最後に必ず署名を記載しましょう。

署名とは、差出人の情報を指します。

氏名や大学・学部名、メールアドレスや電話番号を記載することで、メールを見ただけで「誰からのメールか」が一目でわかります。

上記のように、シンプルな構成の署名がわかりやすくおすすめです。

氏名にふりがなを添えると、相手への配慮も伺えて企業側に好印象を与えられるでしょう。

6.CCも忘れず全員に宛てて返信する

採用メールを受領した際、CCに自分と担当者以外の人のアドレスが入っていることがよくあります。

CCとは、宛先に送るメールの内容を共有したい人や部署がいる場合に入力する宛先です。

送信者は意図的にCCにを入れて送信しているため、返信する際もCCを入れ忘れないように注意しましょう。

メーリングソフトによっては「全員に返信」機能を使用すると、CCも入れた状態で全員に宛てて返信が可能です。

返信する前に必ずTOが間違っていないか、CCが抜けていないかを確認してから返信しましょう。

返信する前に必ず読み返す

採用メールにはなるべく早く返信する必要がありますが、慌てて返信する必要はありません。

作成したメールの内容を確認せず慌てて返信してしまうと、誤字脱字や間違った表現をしている可能性があります。

どんなに返信が早くても、誤字脱字や誤表現のあるメールでは、採用担当者にネガティブなイメージを与えてしまうでしょう。

返信する前に、必ずメール本文を読み返し、誤字脱字や誤表現がないか確認する意識が大切です。

誤字脱字や誤表現に気づく効率的な方法として、声に出して音読する方法をおすすめします。

採用メールへの返信例を3つの状況別に紹介

採用を通知するメールへの返信は

上記3つの状況別に内容が大きく異なります。

それぞれのパターンを例文とともに理解しておくことで、どの状況においても適切な返信ができるでしょう。

ここでは、採用を通知するメールに返信する場合の例文を、3つの状況別に紹介します。

採用メールへの返信方法に悩んでいる人は、例文を参考に返信してみてください。

内定を承諾する場合

採用メールに、内定を承諾する内容で返信する際は、冒頭にあいさつ文と内定を頂いたことに対する感謝の意を伝えましょう。

入社する意思を明確に伝えた後に、入社後の意欲も伝えると、自分の気持ちをスムーズに伝えられます。

件名は変更せずにRe:も残し、メールの末尾には署名を記載し忘れないように気をつけてください。

内定を辞退する場合

内定を辞退する場合も、承諾する場合と同様に、内定頂いたことに感謝の気持ちを伝えましょう。

そのあとに、辞退する旨を明確に記載し、おわびの文章を記載します。

例文のように、最後まで検討し自分の適性を考えた結果であることを伝えると、採用担当者への誠意が伝わるでしょう。

メールの末尾には、相手企業の今後の発展を願う一文で締めくくるのがポイントです。

内定を保留する場合

内定を保留したい場合は、まず保留してもらえるかどうかを確認しましょう。

こちらの都合だけで返事を待ってもらいたいことを伝えてしまうと、採用担当者に「身勝手な人」だとネガティブな印象を与えかねないからです。

保留してもらえるかどうか尋ね、いつまで保留してほしいか具体的な日時を記載すると採用担当者も承認しやすくなるでしょう。

採用連絡がメールではなく電話だった場合のポイント3つ

採用を連絡する手段として、メール以外に電話を使用する企業も多く存在します。

電話で採用の連絡を受領したら、以下3点のポイントを伝えて、入社までのやり取りをスムーズに進めましょう。

内定頂いたことへの感謝の気持ち・お礼

企業から採用の連絡を電話で受けたら、まずは採用頂いたことへの感謝の気持ちを述べましょう。

電話の場合は、メールの文面ほど固くならずに、自然で簡潔に答える意識を持つのがおすすめです。

企業の採用担当者と直接電話越しに会話するため、固くなりすぎるよりも、自然な姿勢の方がスムーズに会話が進むでしょう。

明確な意思表示

内定頂いたことに感謝の気持ちを述べたら、自分の意思表示を明確に伝えましょう。

電話での採用連絡の場合、保留や辞退の旨を伝えづらいと感じる人もいると思いますが、明確に自分の意思を伝える姿勢が求められます。

もしその場で辞退の旨を伝えづらい場合は、返事を待ってもらえないか、保留の意思表示をするのも1つの手段です。

相手は、忙しい業務の合間を縫って、電話で連絡をしてくれています。

曖昧な表現で相手を混乱させるのではなく、明確に意思を伝えて、その後のやり取りを円滑に進める意識を持ちましょう。

入社後の意欲・展望

内定を承諾する場合は、内定頂いたことへの感謝と意思表示をした後に、入社後の意欲や展望を伝えられるといいでしょう。

入社後も意欲的に業務に取り組んでいく姿勢を伝えられると、採用担当者にも自分の熱意が伝わります。

電話を受けた後にメールで再度感謝の気持ちを伝えても〇

企業から採用の連絡を電話で受けた場合は、その場で感謝の気持ちを伝えるため、改めてメールを送る必要はありません。

しかし、内定頂いたことへの感謝の気持ちを改めて伝えたい人もいるでしょう。

そのような場合は、感謝の気持ちを記したメールを送っても問題ありません。

メールで改めて内定頂いたことへの感謝の気持ちを伝える際は、件名の入れ忘れがないように注意してください。

誰から、何のメールかが一目で分かるような件名がおすすめです。

「【内定のお礼】〇〇大学〇〇〇〇（名前）」のような件名を設定し、マナーを守ったメールの構成で感謝の気持ちを伝えましょう。

採用メールへの返信に関するQ&A

採用メールへの返信マナーや例文について解説しました。

些細なことでも気になって悩んでしまう就活生も多いでしょう。

ここでは、採用メールへの返信でほかに気になる質問をQ&A方式で取り上げていきます。

Q：内定を承諾するメールを送ったけど採用担当者から返信が来ない

A：メールアドレスに間違いがないか確認しましょう。間違いないのに翌日まで返信が来ない場合は電話もOKです。

内定を承諾するメールを返信したのに、採用担当者から返信が来ない場合は、まずメールアドレスに誤りがないか確認しましょう。

よくある間違いとして「1・7・l・i」「2・Z・z」「6・9・8・B」などが挙げられます。

メールアドレスに間違いがなく、翌日まで待っても返信が来ない場合は、念の為電話で連絡してみましょう。

電話で連絡する際の例文は以下の通りです。

Q：採用メールに返信する際、24時間以内がマナーと学びましたが、深夜や早朝でも構いませんか？

A：深夜や早朝などは、企業の営業時間外となることが多いため、避けましょう。

採用メールを受領したら、なるべく早く、24時間以内に返信するのがマナーです。

しかし、深夜や早朝といった時間帯は、企業の営業時間外となるだけでなく常識的にも連絡が好ましくない時間帯です。

採用担当者にも「常識がなっていない」とネガティブな印象を与えてしまう可能性があります。

夜遅い時間に採用メールに気付いた場合は、返信する内容を下書き保存して、翌日の営業開始時間に送信するなどして、時間帯にも気を配りましょう。

さいごに

採用メールに返信する際のマナーや、状況別の例文を解説しました。

採用メールを受け取ったら、24時間以内に返信する意識を持ち、内定頂いたことへの感謝と意思表示を明確に伝えましょう。

企業側にとっても、内定を承諾するのか辞退するのかといった就活生の意思表示は、採用活動における重要な事項です。

曖昧な表現をして、混乱を招き企業に迷惑をかけないよう、素早い返信と明確な意思表示を忘れずに返信しましょう。

状況別の例文も参考にすることで、どの判断をしたとしても、スムーズにメールでのやり取りを進められます。

この記事を参考に、採用メールへの返信マナーやポイントを理解して、就活を成功させてください。

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