内定の電話の受け答えマナーとは？承諾や保留の伝え方も紹介

はじめに

最終面接が終わり、内定かどうかを待っている際の期間はすごく緊張しますよね。

結果の連絡手段は企業によって異なりますが、ほとんどの場合は電話です。

しかし、電話での応対に慣れている人はそう多くないため、マナーがわからず、不安な方もいるかもしれません。

そこで本記事では、内定の電話の受け答えマナーや承諾・保留の伝え方を例文を交えて解説します。

就活生は事前にしっかりと確認し、感じの良い受け答えができるよう、頭に入れておくようにしましょう。

就活における内定の電話が来るタイミングはいつ？

最終面接の次に緊張するのが、この結果連絡です。

基本的には、最終面接の際に返事期限を言われることが多いのですが、一般的には

に通知がくることが多いといわれています。

このタイミングは、最終面接の結果によっても左右されるようです。

リクルートが2018年12月、就活内定者500人を対象に実施したアンケートによると、

というデータがあります。

不合格の場合は連絡が遅くなる傾向にあるともいえます。

出典：リクルート就活ジャーナル：「【内定者体験談】最終面接で感じたコレは落ちるフラグ？結果通知はいつ来るの？500人アンケート実施」

企業側も、学生が他の企業へ行ってしまうことを避けるため、合格者にはできるだけ早く内定を伝えたいのです。

実際は1週間、あるいは3〜5日を待たずして連絡がくる場合もあります。

また、人事の仕事は採用活動だけではありません。

始業から間も無くの9〜12時という午前の時間帯、あるいは日中の仕事が片付いた夜の時間帯にかかってくるケースが多くなっています。

内定を正式に承諾するまでの流れ

企業との今後のやりとりをよりスムーズにするためにも、内定受諾までのおおまかな流れを覚えておくのがおすすめです。

以下では内定を知らせる電話がかかってきてから、実際に受諾するまでの流れを解説します。

電話かメールで内定通知される

最終面接で採用と判断されたら、電話かメールで内定通知を受けます。

最終面接から早ければ数時間後に内定通知がくることもありますが、一般的には面接の1～2週間後に通知されることが多いです。

承諾・保留・辞退のいずれかの旨を伝える

企業から内定を通知されたら、承諾・保留・辞退のいずれかの意思を企業に伝えましょう。

必ずしも保留できるとは限りませんが、選考途中の企業があるなどすぐに答えを決められない場合は採用担当者に相談してみてください。

内定承諾書を提出する

内定承諾書とは、企業が内定者に発行する書類です。

内定承諾書は内定通知から数日以内に送付されるケースが多いです。

いつ送付されるか詳しく知りたい場合は内定通知の連絡があった時点で聞いておくと安心です。

内定連絡の電話に出られなかった場合の対応法

内定連絡は、いつ来るか分からないものです。

移動中や講義中、バイト中など、電話にどうしても出られない状況もあるでしょう。

電話番号が分かっているのであれば掛け直せますが、それでも時間帯など気をつけるべき点があります。

たとえば、非通知でかかってくるのも問題点のひとつです。

ここからは、電話を取り逃がしてしまった際の対応方法について、状況別に解説します。

電話番号が分かっている場合

番号が分かっている場合には、折り返しの電話をしましょう。

ただし、何時でも良いというわけではありません。

就業直後の時間帯や、お昼の時間帯、業務終了間際の夕方の時間帯は避け、10〜11時半の間、または14〜16時半の間にかけるようにしましょう。

その際には、「〜大学の〜です。先ほどお電話をいただいておりましたので、折り返しのご連絡をさせていただきました。」という回答がスムーズです。

電話番号が分からない場合

内定連絡は、多くの場合非通知でかかってきます。

不合格通知だった場合、学生側からその理由を根掘り葉掘り聞き返されることを避けるためです。

非通知はもちろん、電話を掛け直すことはできません。

もちろん、電話に出られなかったからといって、不合格になるわけでもありません。

数時間後、または翌日には企業から電話がかかってきますので、焦らずに待ちましょう。

企業が非通知で電話をかける理由と対策方法を解説 | 就活ハンドブック

就活で内定電話の受け答え方

では人事の方から「面接の結果」の連絡がかかってきました。

具体的にはどのように受け答えをすればいいのでしょうか？

の3パターンに分けて、解説していきます。

内定を承諾する場合

まずは、内定承諾の場合です。

内定を承諾する場合は、下記の流れで話を構成するといいでしょう。

1. お礼
2. 承諾
3. 入社の意欲
4. 今後の予定の確認

以下の例文を参考にしてみてください。

と内定後の流れをその場で確認しておくと、しっかりと手続きを行うことができますし、人事の方にもスマートな印象を与えることができますね。

また、内定の連絡をメールで受け取った場合の例文も見ていきましょう。

具体的には、

などが聞けると良いでしょう。

また、これは補足になりますが、内定承諾後は「内定承諾書」が郵送で送られてくるはずです。

以下の3点に注意し、再送するようにしましょう。

重要な書類なので完成後コピーを取っておく

内定承諾書にはサインと印鑑を押したりしますので、重要な書類になります。

なので、入社後に不都合があった場合などに規定を自分でも確認できるよう、完成後のコピーをとって保管しておきましょう。

添え状をつけ、クリアファイルに入れる

添え状とは、封筒に何がどれだけ入っているかを記載するものです。

それを作って同封することが、社会人としてのマナーになります。

また郵送の場合は封筒にそのまま入れてしまうと、到着する頃にはくしゃくしゃになってしまうことがあります。

書類をクリアファイルに入れてから封筒に入れるといいでしょう。

就職活動での添え状（送付状）の書き方とポイントについて解説! | 就活ハンドブック

ミスがないかチェック

送る前に誤字脱字はないか、住所や日付は間違っていないか、など送り直しなどならないように、しっかりとミスをチェックしておきましょう。

内定保留の場合

内定を保留にする場合は、下記の流れで話を構成するといいでしょう。

1. お礼
2. 保留の旨
3. その理由
4. 期限の提示

では以下の例文を参考にしてみてください。

あわせて、内定の連絡をメールで受け取った場合の例文も見ていきましょう。

内定を保留するケースに関しては、「なぜ内定を保留にしたいのか」という正当な理由と、具体的な返答の期限を伝えることがマナーです。

返答の期限を与えることで、相手も次のアクションをとりやすく、自分も区切りをつけやすくなります。

就活の早期選考の内定を保留できるのはいつまで？対応法・注意点・返事の期限【例文あり】 | 就活ハンドブック

悩む！内定承諾をするべきかどうかはどう判断するの？ | 就活ハンドブック

内定辞退の場合

内定を辞退する場合は、下記の流れで話を構成するといいでしょう。

1. お礼
2. 辞退の旨
3. その理由
4. 感謝

内定辞退する場合は、内定を保留にした状態から辞退の流れがほとんどのはずです。

その際の例文を確認しておきましょう。

メールで連絡をやりとりしている場合についても、内定辞退の例文も見ていきましょう。

上記のような流れで、しっかりと挨拶と理由を示して内定を辞退すると、人事の方も納得感を持って進めることができるでしょう。

また、内定を承認してしまった後に辞退する場合の対応については、メールでのやり取りであっても誠意が伝わるように電話で伝えるべきです。

内定承認後の辞退に関しては、以下の例文を参考にしてください。

辞退の連絡については、以下の記事も参考にご覧ください。

【就職活動】内々定を辞退しても問題ない？辞退理由の例や辞退する際のポイントを徹底解説！ | 就活ハンドブック

内定連絡の電話の受け答えで注意すべきこと

内定連絡の電話を受け答えする際は、必要な情報を聞き逃さないようにする工夫や相手に失礼のない態度をとる意識が大切です。

就活の内定の電話を受けるときには、次の7点に注意するようにしましょう。

メモとペンを用意しておく

内定の連絡を受けた際に「〜月〜日までに内定承諾書を送りますので返送してください」と言われることがあります。

その際に頭で記憶してしまうと、誤りや忘れがでてきてしまいます。

自らの記憶力を過信することなく、メモとペンを用意して記録しておきましょう。

大切なことは復唱して確認

たとえば、「〜月〜日までに内定承諾書を送りますので返送してください」と電話口で言われた場合、自分が聞き間違えたり、担当者の方が言い間違えたりすることもあります。

トラブルを避けるためにも「〜月〜日でよろしいでしょうか？」と復唱しておくと、お互いに確認することができます。

静かな場所で落ち着いて話す

周りの音がうるさい場所では、相手の声が聞き取れなかったり自分の言っていることがうまく伝わらなかったりします。

また、電車などの対応が難しい場所にいる場合はその旨を説明し、電話を掛け直しましょう。

その場合は、忘れずに電話相手の名前を必ず確認しておきましょう。

留守番電話の設定をしておく

内定通知の電話がかかってきた場合はすぐに受けるのが理想ですが、アルバイト中などで電話応対ができない場合もあるかと思います。

電話に出られないことを知らせるためにも、留守番電話の設定をしておくようにしましょう。

また、留守番電話のメッセージで「改めてかけ直します」という伝言が入っていても、基本的には気付いたタイミングで折り返し電話をかけるようにしてください。

電話の切り方に注意する

内定通知の電話を切る際には、相手に時間を作ってくれたことに対してお礼を述べることも忘れずに行いましょう。

また、電話を切るときに「失礼します」という言葉を使うことがありますが、受け手側が使うと、早く電話を切りたいという印象を受ける場合があります。

電話を切るときは「ありがとうございました」で締めくくりましょう。

電話を切る動作は、掛ける側が先に切るまで待つのがマナーです。

もし、掛け手側がなかなか電話を切らない場合は「こちらから失礼いたします、お電話ありがとうございました」といって静かに電話を切りましょう。

なるべく当日中にかけなおす

不在着信があったら、なるべく当日中にかけ直すのがマナーです。

折り返し連絡がなければ基本的には企業から再度連絡をくれることが多いですが、採用担当者に迷惑をかけないためにも自分からかけ直してください。

つながりやすい時間帯にかけなおす

電話をかけるときは11時～12時、14時～17時のいずれかにかけるのがおすすめです。

始業して間もない時間やお昼時などは忙しくなるので、かけてもつながりにくいことがあります。

また営業時間外や忙しい時間にかけると常識がないと判断されることもあるので要注意です。

内定連絡がいつまでも来ない場合の対処法

「1週間ほど経っても連絡がこない！どうしよう…」

一定期間待っても面接の結果の連絡がこない場合は、忘れられているのではないかと心配になることもあるでしょう。

ただし、焦りすぎは禁物です。

企業によっては、時間をかけてすべての就活生を総合的にみて判断している場合があります。

内定通知がこないからといって焦ってこちらから連絡をしてしまうと、逆効果になってしまい、悪い印象を与えてしまう恐れがあります。

「2週間待っても連絡が来ない」というのであれば、こちらから連絡した方が良いかもしれません。

どうしても待ちきれない方は、まずはメールで確認してみるといいでしょう。

メールをしても、一向に返事がない場合は仕方ありませんので、「以前にメールを送らせていただいたのですが」という切り口で電話をするのが効果的です。

さいごに

本記事では、就活で内定通知の電話での受け答え方やマナー、例文を紹介しました。

電話の受け答えは社会人の基本です。

就活の内定の電話では、一人の社会人として扱われるため、企業の人事からするともう学生という認識ではありません。

なので、受け答えがしっかりとできていると人事としても安心できますし、もしできていなければ期待値が下がって不安にさせてしまうのも確かです。

もしあなたがこれから最終面接を受け、企業から電話をもらう可能性があるなら「承諾する場合、保留にする場合、辞退する場合」それぞれの場合において、自分がどのような内容を話すのか、事前にシミュレーションしておきましょう。