就活メールの送り方を徹底解説！マナーや例文も紹介

はじめに

「就活におけるメールの正しい送り方を知りたい」

「メールの書き方やマナー・注意点があれば知りたい」

就活を進めていくと、あらゆる場面で企業にメールを送ることが増えます。

企業へのメールは友人や知人などへのメールと異なるため、送り方について悩んだり不安を感じたりしている方も多いでしょう。

メールのビジネスマナーを身に付けておくと、就活だけでなく、社会人になってからもスムーズにメールのやり取りができるようになります。

この機会に基本的なメールの送り方やマナー・注意点を身につけ、企業に好印象を与えるメールを送りましょう。

本記事では、就活におけるメールの送り方を分かりやすく解説します。

就活メールの送り方に不安を抱いている就活生に向けて、注意点や例文についても紹介していますのでぜひ最後までご覧ください。

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1.就活メールの送り方を作成時と送信時に分けて解説！

就活において、メールを送る際は基本的なマナーがあります。

ここでは、就活メールの送り方を作成時と送信時に分けて詳しく解説します。

1-1.メール作成時のマナーは6つ

就活メールを作成する際は、以下6つのマナーを踏まえて作成しましょう。

1. 就活用のシンプルなメールアドレスを使用する
2. 宛先は最後に入力する
3. 件名はメールの内容を端的に記載する
4. 宛名には企業名・部署名・担当者名を記載し適切な敬称をつける
5. 簡単な自己紹介とあいさつ文を記載する
6. メール本文には伝えたい内容を簡潔に記載する
7. メールの文末には署名を記載する

一つずつ詳しくみていきましょう。

1-1-1.就活用のシンプルなメールアドレスを使用する

就活中は、企業へさまざまなメールを送るほか、企業からも面接案内や合否通知などの連絡がきます。

私用のメールと混同してしまわないよう、就活を始める前に就活専用のメールアドレスを準備するのがおすすめです。

就活用のメールアドレスを決める際は、名前をベースとしてシンプルな文字列にしましょう。

個人情報が分かるようなメールアドレスや、複雑な文字列のメールアドレスは避けてください。

1-1-2.宛名は最後に入力する

メール本文を書いている最中に誤って送信してしまうことがないよう、宛名は最後に入力します。

もし誤送信をしてしまった場合は早急にメール本文を作り直し、謝罪文を加えてください。

謝罪の一文としては下記がおすすめです。

このような文章が好ましいでしょう。

1-1-3.件名はメールの内容を端的に記載する

就活メールには、件名にメールの内容を端的に記載しましょう。

メールの送り相手は、企業に勤める社会人です。

日々大量のメールに目を通す必要があるため、件名がないメールは見落としてしまったり、迷惑メールと勘違いしてしまったりするでしょう。

件名には必ずメールの内容を端的に表現した一文と、大学名・氏名を記載してください。

件名は一目でメールの内容を理解できるよう、簡潔に記載してください。

【】や（）などの記号を有効活用し、見やすさも意識するのがおすすめです。

また、相手から届いたメールに返信する際は、件名を変更せずに「Re:」を付けたまま返信しましょう。

メールを返信する度に件名を変更してしまうと、どのようなメールのやり取りを行ったか分かりにくくなってしまうためです。

件名は変更せず、やり取りが長く続いて「Re:」が多く表示されてしまう場合は、「Re:」をいくつか削除してメールを送ってもいいでしょう。

1-1-4.宛名には企業名・部署名・担当者名を記載し適切な敬称をつける

就活メールでは、いきなり伝えたい内容を書き始めるのではなく、必ず冒頭に宛名を記載するのがビジネスマナーです。

メールの送り相手となる企業名と部署名・担当者名を記載し、適切な敬称を記載しましょう。

企業名を間違えてしまう例として、株式会社の位置を間違えてしまう例が挙げられます。

メールを送る前に、必ず公式HPで正式名称を確認した上で、正しい企業名を記載するように心がけてください。

1-1-5.簡単な自己紹介とあいさつ文を記載する

冒頭に宛名を記載した後は、あいさつと簡単な自己紹介文を記載します。

誰からのメールなのか、件名だけでなく本文にも記載することで、相手が読み進めやすくなります。

初めて連絡する場合は、「お世話になります」や「突然のご連絡失礼致します」などが好ましいでしょう。

何度かメールでやり取りしている場合は「お世話になっております」と記載するのが適切です。

また、メール本文の最後には、締めの挨拶を記載するのがビジネスマナーです。

相手は忙しい業務の合間を見計らってメールの対応をしてくれていることを想定し、締めの挨拶を記載してください。

メール内容と状況に応じて、上記の例文を参考に、締めの挨拶を記載しましょう。

1-1-6.メール本文には伝えたい内容を簡潔に記載する

メール本文は、伝えたい内容を簡潔に記載しましょう。

面接日程を調整してもらいたいメールであれば、調整してもらいたい旨の一文、希望日を箇条書きで記載、程度に収めるのが好ましいです。

ダラダラと長い文章にならないように意識してメールを作成しましょう。

また、宛名・あいさつ文と自己紹介・メール本文・締めの挨拶の要素ごとに改行をして段落分けを行うと読みやすくなるのでおすすめです。

一文が長くなってしまう場合は「、」で改行を行うのも一つの手段です。

相手はパソコンや携帯電話でメールを確認することが想定されるため、どちらの端末でも読みやすいメールになるよう意識してみましょう。

1-1-7.メールの文末には署名を記載する

締めの挨拶を記載した後は、メールの文末に署名を必ず記載してください。

メールの送り主が何者なのか、所属名・氏名・連絡先などの基本情報を記載するのがビジネスマナーです。

署名は毎回のメールで記載が必要となるため、メールアドレスの署名機能を使うのがおすすめです。

あらかじめ署名機能を利用することで、メールを送信する度に自動的に署名が追加されるようになります。

1-2.メール送信時のマナーは2つ

就活メールの作成が完了したら、以下2点を踏まえて送信しましょう。

1-2-1.To、CC、BCCを適切に設定する

メールの宛先は、TO・CC・BCCを適切に設定しましょう。

あなたとのメールのやり取りを、採用グループや他の社内の人に共有したいために、相手からCC付きでメールが返信されることがよくあります。

このような場合、Toに送信相手・CCには相手が設定したメールアドレスを忘れずに設定してメールを送信してください。

Gmailの場合は「全員に返信」機能を活用することで、To・CCが自動的に設定できます。

送信前に、To・CCの設定を必ず確認し、送り間違えの内容に注意してください。

1-2-2.24時間以内に返信する

企業からメールを受領したら、24時間以内に返信しましょう。

当日中に返信するのがビジネスマナーです。

24時間以内を目安として、相手企業の営業時間内に返信することを心がけてください。

深夜や早朝・土日などは営業時間外となり、常識的にも連絡するのは好ましくないため、注意しましょう。

2.就活メールに活用できる例文5選！

ここでは、就活メールを送る際の参考となる例文を状況別に5つ紹介します。

企業にどのようなメールを送るべきか悩んでいる方は、ぜひ以下を参考にアレンジしてメールを作成してみてください。

2-1.面接日程の確認

面接日程の案内に対して返信する場合は、件名を変更しないように注意しましょう。

相手が何のメールか一目で把握できるように「Re:」を付けたまま返信するのがマナーです。

また、面接日程を確認できた旨は一文で簡潔に記載しましょう。

2-2.日程の調整

OB・OG訪問の担当者や部署名が分からない時は、「ご担当者様」をつけるといいでしょう。

また、提案した希望日時では相手の都合がつかない可能性もあるため、相手の都合に合わせて調整できる旨も伝えるのがおすすめです。

2-3.書類提出

企業にエントリーシートや履歴書を送付する際は、ファイルにパスワードをかけてセキュリティ対策を講じましょう。

また、ファイル名は「エントリーシート_氏名.pdf」「履歴書_氏名.pdf」のように設定すると良いです。

2-4.質問メール

企業に質問のメールを送る時は、件名に質問したい内容と氏名を記載しましょう。

相手の負担を軽減するために、質問文も手短に記載するのが適切です。

質問が複数に及ぶ場合は、箇条書きで記載できると読みやすくなるので、ぜひ実践してみてください。

2-5.お礼

企業説明会やインターンシップ、OB・OG訪問などに参加した場合は、参加後にお礼のメールを送ると丁寧な印象になっておすすめです。

お礼の気持ちを伝えたい旨を記すことで、相手に返信の負担をかけずに済むでしょう。

3. 就活でメールを送る際の注意点を解説

就活でメールを送る時は、以下4つの点に注意して送信しましょう。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

3-1.返信する際は件名を変更しない

企業から送られてきたメールに返信する際は、件名を変更せずに返信することを心がけましょう。

件名を変更して返信してしまうと、相手が何のメールか把握するのに手間取ってしまいます。

必ず、件名は変更せずに返信してください。

3-2.話し言葉を使用しない

企業にメールを送る際は、話し言葉ではなく書き言葉を使用しましょう。

敬語の使い方や敬称の使い方を、あらかじめインターネットなどで調べて理解してから、メールを送るのがおすすめです。

1文で「させていただく」を2回以上使用する「二重敬語」は避ける、御社ではなく「貴社」を使用するなど、気をつけるべき点はいくつもあります。

メールを作成し終えた後も、送信する前には必ず誤字脱字と併せて、敬称や敬語の使い方が間違っていないかを確認して送信しましょう。

3-3.宛名に略称を使用しない

メールの冒頭に記載する宛名には、必ず正式名称を記載しましょう。

会社名の略称や、株式会社を「(株)」合同会社を「(合)」などの表記はビジネスメールに適していません。

メールを送る前に、企業の公式HPで正式名称を確認してから、正しい名称を記載してください。

3-4.文章に装飾を加えない

メールには太字やアンダーラインなどの装飾は使用しないのがビジネスマナーです。

強調したい箇所がある場合も、装飾は使用しないでメールを送りましょう。

4.まとめ

本記事では、就活におけるメールの送り方を作成時・送信時に分けて詳しく解説しました。

就活を始める段階で、就活専用のメールアドレスを作る・署名を作るなどの準備をしておくことで、スムーズにメールのやり取りを始められます。

また、件名・宛名・あいさつ文・本文の書き方を理解して、簡潔なメールを作る意識を持つのがおすすめです。

忙しい業務の合間にメール対応をしてもらっているという、感謝の気持ちを忘れないでください。

ビジネスマナーを守ったメールを送ると、自分の評価にも繋がります。

内定獲得のためにも、1通1通のメールにも意識を向けて、就活を乗り越えましょう。

この記事があなたの役に立つことを願っています。

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