就活で重宝する質問メールの書き方を完全解説！ポイントも紹介

はじめに

就活を進める中で、業務内容や就業時間・福利厚生や面接日程など、多くの情報源からあらゆる疑問が生じることもあるでしょう。

「こんな質問をメールしていいのだろうか」

「わざわざ質問のメールを送って失礼に当たらないか」

このように不安に感じている方も多いでしょう。

企業に質問メールを送る際は、書き方や注意点・NGポイントを押さえることで、一般常識を兼ね備えた学生であることをアピールできます。

この記事では、企業へ質問をする際のメールの書き方を7ステップに分けて紹介します。

質問メールを送る際のビジネスマナーに不安を感じている就活生に向けて、注意点やNGポイントも解説していますのでぜひ最後までご覧ください。

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1.就活で重宝する質問メールの書き方7ステップを解説

就活では、さまざまな場面で企業に質問のメールを送ることが多くあります。

企業に質問メールを送る際は、以下で紹介する7ステップを踏まえてビジネスマナーを守ったメールを送りましょう。

1. 件名を簡潔に書く
2. 冒頭に宛名を正しく書く
3. 簡単な挨拶と自己紹介
4. 質問内容を簡潔にまとめる
5. 文章の最後に締めのあいさつを書く
6. 文末に署名を書く
7. 誤字脱字の確認

これら7ステップの通りに質問メールを作成することで、企業からの印象を下げずに企業に質問をすることが可能です。

どの項目も抜けのないように、メールを送る直前に必ず最終チェックを行って送信しましょう。

1-1.件名を簡潔に書く

企業に質問のメールを送る際は、一目で内容が理解できるよう、簡潔で分かりやすい件名を記載しましょう。

【件名例】

例のように、件名には「誰からのメールか」もわかるよう、学校名と名前も必ず書くように心がけてください。

相手は、企業の第一線で働く社会人です。

毎日膨大な量のメールを確認し、取引先や部署内の人々と重要なやり取りを行っています。

長すぎる・分かりにくい件名のメールを送ることで、相手を手間取らせることのないよう、件名は端的に表現するようにしてください。

また、企業から受け取ったメールに返信して質問を続ける際は、件名を変更しないのがビジネスマナーです。

質問メールを送るたびに件名を変更することも、相手の労力を増やしてしまう要因です。

簡潔で分かりやすい件名を表記し、返信を行う場合は件名を変更することのないように注意しましょう。

1-2.冒頭に宛名を正しく書く

本文を書き始める前に、宛名を正確に記載しましょう。

【宛名例】

・個人宛の場合

・企業や部署宛の場合

質問メールを送る際は、必ず宛名を記載してから本文を書くように心がけてください。

会社名は事前に資料や公式HPで確認してから、正確な名称で記載するようにしましょう。

特に「株式会社」が最初なのか、最後なのかは間違えやすいポイントです。

誤った会社名を記載して、企業からの印象を下げることのないよう、正式名称を事前にしっかり確認してください。

また、企業内の特定の個人宛に質問メールを送る際は名前の後に「様」、企業や部署など複数人当てに送る際は企業名・部署名の後に「御中」を記載します。

担当者の個人名が分からない場合は、所属部署宛、もしくは「〇〇部△△課　ご担当者様」のように記載するのがおすすめです。

なお、課長や部長のように役職がついている方宛にメールを送る場合は「様」を付けないように気をつけてください。

役職名には継承が込められているため「様」を付けると二重敬語になってしまいます。

メールを送る相手によって、「様」や「御中」を正しく使い分けるようにしましょう。

1-3.簡単なあいさつと自己紹介

宛名の後に、簡単なあいさつと自己紹介を記載しましょう。

【記載例】

初めてメールを送る場合は「初めてご連絡させて頂きます」「突然のご連絡失礼致します」など、初めてメールを送ることを相手に伝えましょう。

また、以前にも数回メールでやり取りを行っている場合は「お世話になっております」が適切です。

なお、初めてメールを送る際は、学校名・学部名・名前と併せて、簡単に自己紹介をするのもおすすめです。

メールを送る相手と直接会ったことのある場合は、会った際のシチュエーションも含めて自己紹介をすることでより丁寧な印象を与えられるでしょう。

肝心な質問箇所の邪魔にならないよう、端的に表現できるように心がけてください。

1-4.質問内容を簡潔にまとめる

質問内容も、簡潔に分かりやすく記載するようにしましょう。

ダラダラと長文の質問内容を送ってしまうと、相手に論理的思考ができていない・冗長なイメージを与えてしまう要因です。

相手の負担を増やさないよう、質問内容と背景や理由をそれぞれ1文程度で端的に記載するのが好ましいでしょう。

【質問文の例】

質問内容を先に述べ、その後に背景や理由を述べると分かりやすいです。

冗長なイメージにならないよう、質問内容も簡潔に記載することを心がけましょう。

1-5.文章の最後に締めのあいさつを書く

質問文の後は、必ず締めのあいさつを記載するようにしましょう。

質問に答えている間は、担当者があなたのために時間を割いてくれていることになります。

自分の質問に時間を割いてくれている感謝の意をしっかりと伝えることで、社会人としての最低限必要なマナーを身につけていることをアピールできます。

【あいさつ文の例】

例文のように、相手への配慮を丁寧にあいさつ文に記載しましょう。

1-6.文末に署名を書く

質問メールの文末には、必ず誰からのメールかを明確に理解してもらうために、署名を記載しましょう。

署名とは、自分が何者かをメールの送信相手に分かりやすく伝えるためのもので、氏名や学校名、連絡先などの基本情報を記載します。

所属については、研究室・ゼミ名は必要なく、大学名・学部名を記載しましょう。

珍しい名前や、複数の読み方が存在する名前の場合は、漢字表記のあとにかっこ付きでふりがなを書くとより丁寧な印象になるのでおすすめです。

また、連絡先には就活で使用している電話番号とメールアドレスを必ず記載してください。

担当者が、署名を確認してあなたに連絡することもありますので、正確に記載しましょう。

電話番号やメールアドレスが間違っていないか、記載したものをコピペして電話をかけたりメールを送ったりして確認するとより安全です。

就活用のメールアドレスとしてGmailなどのフリーアドレスを使用している場合は、署名機能を活用すると自動的に署名を入れられるため、おすすめです。

1-7.誤字脱字の確認

企業への質問メールを作成し終えたら、最後に誤字脱字が無いかの確認をしましょう。

誤字脱字がある状態のままメールを送信してしまうと、担当者に「確認不足」「ケアレスミスが多い」などの印象を与えてしまう可能性があります。

作成した文章を声に出して読むなどして誤字脱字を修正し、簡潔で読みやすい質問メールを送るように心がけましょう。

2.質問メール作成時の注意すべき6つのポイントとは

就活で企業に送る質問メールを作成する際は、これから紹介する6つのポイントに注意しましょう。

企業への敬意を忘れずに、ビジネスマナーを押さえた印象のいい質問メールの作成を目指しましょう。

具体的には以下6点です。

2-1.分かりやすさを意識する

企業に質問メールを送る際は、相手の立場に立った分かりやすいメールを送る意識を持ちましょう。

基本的に企業に勤めている社会人はとても忙しい毎日を過ごしています。

自身の業務内容に加え、取引先や社内の人々と毎日膨大なやり取りをメールで行っていることが想定されます。

そのため、長文で読みにくいメールを送って相手の労力を増やし、印象を下げるようなことは避けましょう。

一番初めに目を通す件名には、メールの内容を端的に記載します。

【ご質問】【お伺い】など、【】を活用すると読みやすさが向上するためおすすめです。

件名に関わらず、メール本文においても質問したい内容を端的に表現しましょう。

メール本文では、宛名を正確に記載し、簡単な自己紹介とあいさつを必ず記載してください。

特定の個人宛であれば「様」、企業や部署宛であれば「御中」を記載し「お世話になっております」などのあいさつ文を手短に記載します。

初めて連絡する場合は「初めてご連絡させて頂きます」「突然のご連絡失礼致します」などがおすすめです。

質問文では、質問したい内容を一文で端的に記載した後に、背景や理由を書くことで分かりやすい文章になります。

相手に冗長なイメージを与えないよう、質問で一文、背景や理由で一文程度にまとめ、メール全体を簡潔にまとめる意識を持ってください。

また、受け取り方によって複数の捉え方が生じるような、曖昧な表現は避けましょう。

相手の負担を下げるためにも「はい」か「いいえ」で答えられるような質問内容にすると、認識の齟齬が生まれにくくなるためおすすめです。

短いメールのやり取りで済むように、簡潔で分かりやすいメールを作成しましょう。

2-2.読みやすい文章構構成にする

読みやすい文章構成を意識することも、質問メールを作成する際に大切です。

改行がされていない長文のメールは、受け取る側の負担を増やすだけでなく、相手の読む気をなくしてしまう原因となります。

相手が負担なく読み進められるメールを送るよう、宛名・冒頭の挨拶・質問内容・締めの挨拶など、要素ごとに段落分けをしましょう。

スマホとパソコンでは、改行の位置が異なるため、できる限りパソコンで質問メールの文章を入力することがおすすめです。

要素ごとに改行を行い、段落分けをしてから企業にメールを送りましょう。

また、誤字脱字がある状態でメールを送ってしまうと「熱意がない」「確認不足」「ケアレスミスが多い」など悪印象を与えてしまう可能性があります。

メール作成後に本文を声に出して読むことで、誤字脱字を見つけやすくなるでしょう。

最終チェックを必ず行い、誤字脱字のない質問メールを送ってください。

自信がない方は、ゼミの先輩やOB・OG、教授に添削してもらうことで、自分では気づけない表現や文章を学べるためぜひ実践してみてください。

2-3.絵文字・装飾文字は使わない

質問メールに、絵文字や装飾文字は必要ありません。

一般的なマナーとして、ビジネスメールでは絵文字や装飾文字は使用しないためです。

ビジネスメールに絵文字や装飾文字を使ってしまうと、ビジネスマナーが身に付いていないなど悪印象を持たれてしまう可能性があります。

友人や家族に送るメールとは異なることを理解した上で、絵文字や装飾文字の使用は控えましょう。

2-4.回答をもらったら24時間以内にお礼のメールを返す

企業から質問メールに対する返信を受領したら、できる限り24時間以内に返信することを心がけましょう。

できれば当日中の返信が望ましいです。

相手に敬意と感謝の気持ちを伝えるためにも、返信を受け取ったらすぐに返信する意識を持ちましょう。

また、お礼のメールを送る際は、相手の貴重な時間を割いてもらったことに対する感謝の気持ちを必ず伝えてください。

前述しましたが、相手は企業に勤める社会人です。

日々、担当業務や膨大なメールに目を通している中で、あなたの質問メールに目を通し質問に答えてくれています。

質問に答えてくれた感謝の気持ちを必ず記載して、お礼の返信を送るようにしてください。

ただし、深夜や早朝など常識から外れた時間帯に返信するのは相手の迷惑になる可能性があるため避けましょう。

相手企業の営業時間帯を事前に確認し、営業時間内に返信してください。

最近では、会社から支給されているスマホやパソコンにメール通知が来ることも多いため注意が必要です。

2-5.調べれば分かることは書かない

企業に質問する内容は、インターネットや情報を調べても解決できない事項に限定しましょう。

採用活動を行っている企業は、自ら考えて行動できるような主体的な人材を求めています。

ホームページや情報を調べれば分かるような当たり前の質問をしてしまうことで、主体性や行動力がない人材だと判断されてしまうでしょう。

就活を進める中で疑問が生じたらまずは自分で調べてみて、それでも解決できないことをメールで質問してください。

2-6.複数の質問がある場合の書き方

就活を進める中で、複数の疑問が生じることもあるでしょう。

疑問が生じるごとに企業にメールを送ってしまうと、担当者の負担を増やすことに繋がります。

相手の負担を軽減するためにも、生じた複数の疑問点については、まとめて質問する意識を持ちましょう。

まとめて質問する際は、文章が長くなりやすい傾向にあります。

質問事項を箇条書きで記載すると、端的に分かりやすいメールを作成できるためおすすめです。

質問内容の冒頭に

このように記載すると、整理された読みやすい文章になります。

企業に質問メールを送る時は、相手の負担を減らし、相手が読みやすいメールとなるよう、書き方と注意点を踏まえて作成しましょう。

3.質問メールをする際のNGポイントと例文を紹介

就活で企業に質問メールを送る際は、以下3つのNGポイントに気を付けましょう。

これらに当てはまるメールを作成して送ってしまうと、悪印象に繋がる可能性があるため注意してください。

具体的には以下3点です。

また、質問メールを作成する際の参考となる例文を2つ紹介します。

それぞれポイントも解説していますので、質問メールを作成する際の参考にしてみてください。

3-1.冗長なイメージになる長い文章は書かない

冗長なイメージを与えるような、ダラダラと長い文章は読み手に大きな負担を与えてしまいます。

要点が定まらず、何が言いたいのか分からない長文をメールしてしまうと、ビジネスマナーが身に付いていない・要約能力がないといった悪印象に繋がります。

質問メールを作成する際は、相手の読みやすさを重視して、質問内容を端的に表現できるように意識しましょう。

自分の文章が冗長的でないか不安な方は、事前に自分が知りたいことを箇条書きにまとめ、整理してから文章を作るのがおすすめです。

自分が知りたいことについて客観的に把握でき、簡潔で要点が明確な文章を作成できるでしょう。

3-2.相手の会社名や氏名を間違える

メール本文で相手の会社名や氏名を間違えることのないよう、送信前に必ず全文を読み返して確認しましょう。

相手の会社名や氏名を間違えることは、単に失礼に当たるだけでなく「確認ができない」「注意不足」などの悪印象を与える要因です。

特に会社名は、株式会社の位置を間違えやすいです。

相手企業の公式ホームページを確認し、正式名称を確認してから質問メールを作成しましょう。

また、担当者の名前も間違えることのないよう、事前にもらった資料やメールなどを確認し、誤字脱字に気を付けて記載してください。

3-3.自分のメールで終わらせる

自分の都合で質問メールを送る場合は、自分のメールでやり取りを終わらせるのがビジネスマナーです。

相手からのメールで終わらせることのないように気を付けてください。

稀に企業の担当者が気を遣って返信を続けることもありますが、そのような場合も自分のメールでやり取りを終わらせるように努めましょう。

「ご多忙の折と存じますので、ご返信には及びません」などのあいさつ文を入れると、相手への敬意を示しながらメールを終わらせることが可能です。

必ず自分のメールでやり取りを終わりにするよう意識を持ちましょう。

3-4.質問メールの例文を2つ紹介

ここからは、実際に質問メールを作成する時に参考となる例文を2つ紹介します。

こちらを参考にしながら、質問メールを作成してみてください。

例文1：会社説明会の持ち物についての質問メール

例文2：複数の質問がある場合の質問メール

例文3：質問への回答メールが来た場合のお礼メール

まとめ

この記事では、就活において企業に送る質問メールの書き方や注意点・NGポイントについて詳しく解説しました。

企業は、質問メールの内容から就活生のビジネスマナーや言葉遣い・主体性の有無などさまざまな点を確認しています。

「たかが質問メールだから」と安易に文章を作成するのではなく、相手への敬意を込め、ビジネスマナーを守ったメールを作成しましょう。

この記事で紹介した書き方や注意点を参考に、ぜひ実践してみてくださいね。

この記事があなたの役に立つことを願っています。

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