就活メールは時間に気を配ろう！書き方やマナーを例文付きで解説
2024/8/19更新
はじめに
「就活で企業にメールを送る時間は何時がいいのだろう」
「就活でメールを送る時間以外にマナーはあるのかな」
就活を進めていくと、あらゆる場面で企業にメールを送ることが増えます。
メールを送る際は、ビジネスマナーを守った書き方で、適切な時間帯に送る必要があります。
マナーを知らないまま不適切な時間帯にメールを送ってしまうと、選考前の段階でネガティブな印象を抱かれてしまうでしょう。
就活中は、1人の社会人として適切な振る舞いが求められます。
メールにおいても相手への敬意や感謝の気持ちを忘れずに、時間帯を意識してやりとりを行いましょう。
この記事では、就活で企業にメールを送る時間帯を詳しく解説します。
就活におけるメールのマナーについて悩んでいる以下の就活生を対象に、マナーや例文も紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。
- 就活でメールを送る適切な時間を知りたい
- 就活でメールを送る際のマナーを把握したい
- 就活でメールを送る時の例文があれば参考にしたい
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1.就活でメールを送る時間のマナーは3つ
就活中に、企業へメールを送る際は以下3つのマナーを守って適切な時間帯に送りましょう。
メールの内容はもちろん、メールを送る時間帯にも気を配ることで、相手企業に良好な印象を与えられます。
相手企業に対する敬意や熱意を間接的に伝える意味にもなりますので、ぜひ参考にしてみてください。
- 企業からメールを受信したらすぐに返信する
- 企業へのメールは営業時間内に送る
- 企業からのメールには受信後24時間以内に返信する
それでは1つずつ見ていきましょう。
1-1.メールを受信したらすぐに返信する
就活において、企業からメールを受信したらすぐに返信することを心がけましょう。
メールのやり取りをスムーズに行うことで、担当者の負担も軽減できます。
また、返信のスピードが早いと「自社への就職に熱意を持っている」と担当者に思ってもらえるでしょう。
特に、企業説明会や面接の日時調整などスケジュール調整に関するメールは、できるだけ迅速に返信することが大切です。
企業の採用担当者は、多くの就活生とスケジュール調整を行っています。
メールの返信時間帯が遅くなってしまうと、担当者はその間に他の就活生の面接時間を優先させてしまう可能性があります。
企業からメールを受信したタイミングで内容を確認し、すぐに返信しましょう。
しかし、他の企業での選考や大学の講義・部活動やアルバイトなどで、すぐには返信できない場合もあるでしょう。
企業からのメールを確認できたのが夜中の場合は、焦らず翌日の営業時間内に返信すれば問題はありません。
もし不安ですぐに返信したい方は、「夜分遅くのご連絡となり、大変申し訳ございません」などの一文を加えて返信してください。
謝罪の一文を加えることで、時間帯のマナーをわきまえていることがわかり、ネガティブな印象を避けられます。
1-2.営業時間内に送る
企業にメールを送る時は、営業時間内に送りましょう。
深夜や早朝はもちろん、相手企業の休業日にあたる土日などにメールを送ることは避けてください。
営業時間外にメールを送ってしまうと、「ビジネスマナーを知らない」とネガティブな印象を与えてしまう可能性があるからです。
必ずしも営業時間内に送らなければいけない決まりはありません。
ですが、自分の印象を下げないように気をつけることが大切です。
企業の公式HPで確認して営業時間内にメールを送りましょう。
やむを得ず営業時間外にメールを送る場合は、先ほどお伝えしたように、「夜分遅くのご連絡となり申し訳ございません」という一言を入れると良いです。
「営業時間外に失礼いたします」という一言を添えるのも良いでしょう。
マナーに適さない時間に連絡している旨を謝罪する一文を加えると、印象が落ちません。
1-3.受信後24時間以内に返信する
企業からのメールを確認したら、24時間以内に返信しましょう。
就活中は学業や部活動・他企業のイベント参加や面接などスケジュール調整に追われ、すぐに返信できないケースも想定されます。
企業からのメールを確認したのが夜遅くの場合は、翌日の返信で問題ありません。
ただし、24時間以内に返信する意識を持って、迅速な対応を心がけてください。
企業の採用担当者は、日々多くの就活生とさまざまなやり取りを行っています。
担当者の負担を軽減するためにも、できる限り迅速に返信しましょう。
24時間以内が目安です。
2.就活でメールを送る時間帯おすすめ3選！
就活中は、企業の営業時間内になるべく迅速にメール対応をすることが大切です。
しかし、実際に何時にメールを送るべきか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
ここでは、就活中に企業へメールを送るおすすめの時間帯を3つ紹介します。
どれも、会社内での相手の動きに配慮した時間帯です。
自分のメールに気付いてもらうだけでなく「相手に配慮した行動ができる」と好印象を与えられるでしょう。
おすすめの時間帯は、具体的に以下3つです。
- 営業開始時間帯（9〜10時）
- 昼休みの時間帯（12〜13時）
- 営業終了1時間前（17〜18時）
それぞれ1つずつ詳しく紹介します。
2-1.営業開始時間帯（9〜10時）
営業開始の時間帯となる9〜10時にメールを送りましょう。
出社後すぐは、退社後に届いたメールをチェックする社員が多いです。
そのため、出社時間に合わせてメールを送ることで、受信メール一覧の上部に表示され、いち早く読んでもらえる可能性が高くなります。
面接日時の調整や変更など、自分のメールにできるだけ早く気付いてもらいたい場合は、9〜10時に送信するのがおすすめです。
早く返信したいあまりに前日の夜の時間帯にメールを送ると、他のメールの中に埋もれてしまう可能性があります。
より確実にメールを読んでもらうためには、出社時間に合わせて送るのがベストです。
2-2.昼休みの時間帯（12〜13時）
昼休みの時間帯となる12〜13時も、企業にメールを送る時間帯として最適です。
昼休みは基本的に食事をとったり休憩したりする時間帯ですが、午前中に終わらなかった仕事や、メールを確認することがよくあります。
仮に昼休みの時間帯にメールをチェックしない場合でも、午後の業務が始まる前にメールをチェックする可能性があるのです。
そのため、12〜13時の間にメールを送っておくことで、ほぼ確実にメールを確認してもらえるでしょう。
2-3.営業終了時間帯（17〜18時）
企業の採用担当者にとって、就活時期は繁忙期です。
就活生からのメール処理以外にも、説明会やインターンシップの開催・面接のスケジュール調整など、膨大な業務の対応に日々追われています。
そのため、午後の時間帯は自分の担当業務や会議などで、メール確認に時間を割く余裕はないでしょう。
営業開始時間帯や昼休み時間帯にメールを送れなかった場合は、午後の業務が落ち着く17時以降の営業終了時間帯に送るのがおすすめです。
仕事が落ち着いたタイミングで、帰宅準備をしながらメールの最終チェックをする人が多いからです。
ただし、退社時刻と重なる時間帯のため、メールを確認できても、対応は翌日以降になる場合があります。
可能な限り早く返信が欲しい場合は、営業開始時間帯か昼休み中にメールを送信するといいでしょう。
また、17時以降が営業時間外となる場合はメール送信を避けて、翌日の朝に送ることをおすすめします。
3.就活でメールを送る時の書き方7つ
ここまで、就活中に企業へメールを送る最適な時間帯やマナーを紹介しました。
就活中は1人の社会人として、ビジネスマナーを守った行動が求められます。
メールを送る時間帯やマナー以外にも、ビジネスにおけるメールマナーを理解しておくことが大切です。
ここでは、就活中に企業へメールを送る際に確認すべき7つのポイントについて詳しく解説します。
具体的には以下7点です。
- 就活専用のメールアドレスを作成しているか
- メールの内容が一目でわかる簡潔な件名を入れているか
- 宛名には送信相手の企業名と部署名・氏名を間違えず、正しい敬称をつけているか
- あいさつ文と簡単な自己紹介文を書いているか
- メール内容はわかりやすく簡潔に書かれているか
- 締めの一文と署名が書かれているか
- 正しい敬語表現ができているか・要素ごとに改行できているか
社会人になってからも必ず必要になるメールマナーなので、この機会にぜひ覚えておきましょう。
3-1.就活専用のメールアドレスを作成する
就活中は、多くの企業とメールで連絡を取り合うことが増えます。
普段使用しているプライベートのメールと区別するためにも、就活専用のメールアドレスを作成しましょう。
プライベートのメールアドレスには、好きな文字列を組み合わせている方も多いでしょう。
しかし、就活中のメールはビジネスシーンなので好ましくありません。
自分の名前を使用したシンプルなメールアドレスを、就活専用のメールアドレスにしてください。
相手に素早く「誰からのメールか」伝えられるためおすすめです。
3-2.メールの内容が一目でわかる簡潔な件名を入れる
企業にメールを送る際は、メールの内容が一目でわかるような簡潔な件名を必ず記載しましょう。
件名を書かずに送ったり、抽象的な表現で件名を書いたりすると、相手に「ビジネスマナーがわかっていない」とネガティブな印象を与える恐れがあります。
必ずメールの内容が一目でわかる件名を記載してください。
- 【お伺い】〇月〇日開催の説明会時の服装について（〇〇大学・氏名）
- 【ご相談】〇月〇日1次面接の日時変更について（〇〇大学・氏名）
- 〇月〇日インターンシップの御礼（〇〇大学・氏名）
上記の例のように、【】などを活用してメールの内容を端的に表現しましょう。
件名には大学名と氏名も記載すると、件名だけでも誰からのメールかわかるため、担当者の負担を軽減できます。
企業にメールを送る際は、相手の立場に立って考えると良いでしょう。
3-3.宛名に送信相手の企業名と部署名・氏名を入れ、正しい敬称をつける
メールの冒頭には、宛名を記載しましょう。
宛名には送信相手の企業名と部署名・氏名を入れ、正しい敬称を付けて記載してください。
- 〇〇株式会社
人事部総務課 〇〇様
- 株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
- 〇〇株式会社
〇〇部御中
企業名は略称ではなく、正式名称を使用しましょう。
メールを送る前に必ず企業の公式ホームページを確認する癖を付けると、企業名を間違えるリスクを減らせます。
「(株)」や「(合)」などの表記はせず、正式名称を記載してください。
担当者の後には「様」、企業や部署宛に送る場合は「御中」をつけるなど、状況に応じて正しい敬称を付けましょう。
3-4.あいさつ文と簡単な自己紹介文を書く
宛名の後は、メール本文に入る前に、あいさつ文と簡単な自己紹介を記載しましょう。
- お世話になっております。〇〇大学〇〇学部所属の〇年生、〇〇〇〇（氏名）と申します。
- 初めてご連絡させて頂きます。〇〇大学〇〇学部所属の〇年生、〇〇〇〇（氏名）と申します。
- 突然のご連絡失礼いたします。〇〇大学〇〇学部所属の〇年生、〇〇〇〇（氏名）と申します。
あいさつ文と簡単な自己紹介は、ビジネスメールの構成において欠かせない要素です。
メール本文に入る前のワンクッションになるだけでなく、メール全体を読みやすくする要素にもなります。
上記に記した例のように、よく使われる定型文を参考にメールに記載するようにしましょう。
3-5.内容をわかりやすく簡潔に書く
メールの本文は、ダラダラと長文ではなく、わかりやすく簡潔に書く意識を持ちましょう。
一文が長すぎたり、結論から書かれていなかったりすると、何が言いたいのか相手に伝わらないメールになってしまいます。
必ず結論を一文、背景や理由を一文程度で記載し、相手が読みやすいメールを作成しましょう。
〇月〇日開催の説明会時の服装についてお伺いしたくご連絡致しました。
当日はオフィスカジュアルの服装とご指定がありましたが、スーツでの参加でも問題ないでしょうか。
ご案内頂いた〇月〇日の1次面接につきまして、日時の変更をして頂きたくご連絡差し上げました。
〇月〇日の都合がつかず、以下日程での面接を希望致します。
- 〇月〇日(〇)00：00〜
- 〇月〇日(〇)00：00〜
- 〇月〇日(〇)00：00〜
その他の日程も調整可能ですので、お申し付け頂けますと幸いです。
上記例のように、面接日時の変更や調整をお願いするメールでは、希望日時を複数提示しましょう。
候補となる日時を複数提示し、さらに「その他の日程でも調整が可能」という一文を加えるだけで、相手がスケジュールを調整する負担を軽減できます。
自分の都合で日時調整をお願いすることに気が引ける方は「こちらの都合で大変申し訳ございません」という一言を添えても良いでしょう。
また、メールで確認したい質問事項が複数にわたる場合も、質問事項を箇条書きでまとめると読みやすくなっておすすめです。
相手の立場に立って、読みやすいメールを作成する意識を持つことが大切です。
3-6.締めの一文と署名を書く
メールの最後には、締めのあいさつ文と署名を必ず記載しましょう。
ビジネスメールにおいて、冒頭のあいさつ文やお礼・締めのあいさつ文は必要不可欠です。
相手への敬意や感謝の気持ちを表現でき、メール全体が読みやすくなるため、忘れずに記載してください。
- お忙しいところ大変恐縮ではございますが、お手隙の際にご確認頂けますと幸いです。何卒よろしくお願い致します。
- ご多忙の折大変恐縮ですが、ご返信お待ちしております。引き続きよろしくお願い致します。
- お忙しい中お手数をおかけし申し訳ございません。上記日程で調整頂けますと幸いです。引き続きよろしくお願い致します。
誰からのメールであるかを伝えるために、署名も欠かさず記載しましょう。
署名には、氏名・大学名・連絡先を記載するのが一般的です。
—————————————–
〇〇 〇〇（氏名）
〇〇大学〇〇学部〇〇科
電話番号：090-aaaa-bbbb
メールアドレス：jo-katsu@aaa.com
—————————————–
署名を入れると、「連絡先が分からず連絡できない」という事態を避けられます。
再度連絡する時に便利です。
あらかじめ署名を作っておけば自動的に署名を入れられる機能もあるので、有効活用するといいでしょう。
3-7.正しい敬語表現・要素ごとに改行する
メールの作成を終えたら、送信前に最終チェックを行い、正しい敬語表現ができているか、要素ごとに改行できているかを確認しましょう。
「させていただく」といった二重敬語や、「仰る」「申す」「伺う」などの使い方には気をつけてください。
社会人になってからも必要な知識となるため、不安であれば、この機会に頻出される敬語表現を覚えておくのがおすすめです。
また、ビジネスメールは主に宛名・あいさつ・本文・締め・署名と、要素が分かれています。
メール全体を読みやすくするためにも、要素ごとに改行をしてメールを送信しましょう。
4.就活でメールを送る際の例文3選！
就活中に企業へメールを送る時間のマナーや送信時の7つのポイントをお伝えしてきました。
ここからは実際に就活メールの例文を、状況別に3つ紹介します。
ぜひ参考にしてみてくださいね。
4-1.面接日時の調整
件名 Re:2次面接のご案内（〇〇大学・氏名）
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部所属、4年生の〇〇〇〇（氏名）です。
1次選考通過・2次面接のご案内を頂き誠にありがとうございます。
ご提案頂いた日程から、以下の日時を希望致します。
- 〇月〇日(〇)10:00〜
- 〇月〇日(〇)15:00〜
- 〇月〇日(〇)11:00〜
お忙しいところお手数をおかけしますが、上記日程にて調整頂けますと幸いです。
引き続き、よろしくお願い致します。
—————————————–
〇〇 〇〇（氏名）
〇〇大学〇〇学部〇〇科
電話番号：090-aaaa-bbbb
メールアドレス：jo-katsu@aaa.com
—————————————–
面接などの日時調整をお願いするメールでは、希望する日時を複数記載しましょう。
また、相手の作業負担を軽減するためにも、なるべく早く返信することを心がけてください。
4-2.説明会・面接のお礼
件名 〇月〇日説明会の御礼（〇〇大学・氏名）
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日の説明会に参加させて頂いた〇〇大学〇〇学部所属、4年生の〇〇〇〇（氏名）と申します。
説明会で分かりやすく貴社の歴史やビジネスモデル・理念についてご説明頂いたことで、貴社への理解がより深まりました。
また、社員の方々から社内の雰囲気や業務への取り組み方・内容について詳しくご説明頂けたことで、貴社の魅力を体感することができました。
これから、説明会でご説明頂いたエントリーシートに取り組み、選考に参加させて頂きたいと考えております。
引き続き、何卒よろしくお願い致します。
末筆ながら貴社の益々のご発展と皆様のご多幸をお祈り申し上げます。
—————————————–
〇〇 〇〇（氏名）
〇〇大学〇〇学部〇〇科
電話番号：090-aaaa-bbbb
メールアドレス：jo-katsu@aaa.com
—————————————–
説明会やインターンシップ・面接に参加したお礼を伝える際は、当日か遅くても翌日までにメールを送るようにしましょう。
参加する全ての企業にお礼メールを送る必要はないため、志望度が高い企業に絞ってこまめに連絡してください。
また、お礼の気持ちと合わせて選考への意気込みや反省点なども含めて記載すると、熱意が伝わりやすいです。
4-3.質問
件名 【ご質問】説明会時の持参物について（〇〇大学・氏名）
株式会社〇〇
人事部 採用担当〇〇様
初めてご連絡させて頂きます。
〇〇大学〇〇学部〇〇科の〇〇〇〇（名前）と申します。
〇月〇日に実施される会社説明会への参加を希望しております。
会社説明会の案内資料には記載が確認できなかったのですが、当日持参すべきもの等あればご教示頂けないでしょうか。
お忙しいところ恐縮ではございますが、ご返信頂けますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
——————————-
〇〇 〇〇（名前）
〇〇大学〇〇学部〇〇科
電話番号：090-aaaa-aaaa
メールアドレス：jo-katsu@aaa.com
——————————-
企業に質問メールを送る際は、件名に「【お伺い】」や「【ご質問】」など、質問をしたい旨を端的に記載しましょう。
質問したい内容が複数に及ぶ場合は、箇条書きで記載すると読みやすくなります。
5.まとめ
この記事では、就活中に企業へメールを送る最適な時間帯やマナーについて詳しく解説しました。
就活中は、1人の社会人としてビジネスマナーを守ったメールのやり取りや行動が求められます。
メールを送る時間帯についても、相手に配慮した時間帯を意識し、できる限り迅速な対応を心がけることで、良好な印象を与えられるでしょう。
メールの内容が、直接選考結果に影響することはありません。
とはいえ、ビジネスにおけるメールマナーを身につけることは、社会人になってからも大いに役立ちます。
就活中は、メールを送る時間を含めてビジネスマナーを身につけ、本記事で紹介した例文を参考に実践してみてくださいね。
