就活メールの件名を徹底解説！コツや注意点・例文も紹介

はじめに

「就活で企業にメールを送るときの件名はどう書けばいい？」

「就活メールで守るべき件名の書き方やマナーはあるの？」

就活を進めていくと、多くの企業とさまざまなメールのやり取りが増えるでしょう。

件名は空白で送るべきか、企業からのメールには件名を変えずに送るべきかなど、メールの件名について悩む方は多いです。

就活中は、1社会人としてビジネスマナーを守った行動が求められます。

メールにおいても、件名や宛名・本文・署名など、さまざまなビジネスマナーが存在するため、事前に理解しておくことが大切です。

そこで本記事では、就活におけるメールマナーを、件名の書き方を中心に詳しく解説します。

就活メールのマナーについて不安を感じている以下の就活生を対象に、注意点や例文も紹介していますのでぜひ最後までご覧ください。

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1.就活メールの件名を書くときの3つのコツ

就活で企業にメールを送る際は、3つのコツを押さえた件名を記載して送りましょう。

件名の書き方に不備があると、他のメールに埋もれたり、迷惑メールと勘違いされたりする可能性があります。

ここでは、就活中に企業に送るメールの件名の書き方について、3つのコツを紹介します。

1-1.内容が一目でわかる件名にする

就活におけるメールの件名は、内容が一目で理解できるような書き方を心がけてください。

メールの送信先は、企業に勤める社会人です。

基本的に、自分の担当業務にまつわるやり取りをメールで行うことが多く、日々膨大な量のメールに目を通しています。

そのため、件名を見て優先度を決めていることが多いです。

相手のメールチェックに対する負担を軽減するためにも、メールの内容を一目で理解できるような件名にしましょう。

上記例文を参考に、メールの内容を具現化すると、どのような内容のメールなのか一目で理解できる件名にできます。

例えば、面接に対するお礼メールであれば「本日はありがとうございました」ではなく、「〇月〇日2次面接の御礼」と記載してください。

面接日時の調整であれば「〇月〇日面接日程調整のお願い」など、いつの面接を指しているのかを必ず書くように心がけましょう。

相手の立場に立って、一目でメールの内容を理解できる件名になっているか考えてみるのもおすすめです。

1-2.件名には学校名と氏名を記載する

就活中に企業に送るメールの件名には、自分が所属している学校名と氏名も記載してください。

企業の採用担当者は、日々多くの就活生と頻繁にメールのやり取りを行っています。

そのため、件名や差出人を見てもすぐに「誰からどんなメールなのか」を判断できません。

自分のメールを読んでもらうためにも、件名には学校名と氏名を記載することが大切です。

上記例文のように、学校名・氏名、もしくは学校名・学部名・氏名も併せて件名に記載すると、就活生からのメールであることを一目で理解できます。

「誰からのメールなのか」相手が確認する手間も省けるため、件名には学校名と氏名を忘れずに記載しましょう。

1-3.20文字程度でメールを送る目的を明確に記載する

就活でメールを送る際、内容が一目でわかる件名にしようと長々と書いてしまうと、反対に長すぎてわかりにくい件名になってしまいます。

相手が一目でわかる件名にするために、10〜20文字前後でまとめてください。

また、企業にメールを送る時は、面接日時の変更や質問・相談など何かしらの目的がある時です。

件名にはメールの目的と内容を端的に記載し、担当者に読んでもらうことを意識しましょう。

件名に「お願い」「ご相談」「お伺い」だけを記載しても、相手は「何についてのお願い・相談なのか」が判断できません。

短すぎても相手にメールの目的を理解してもらえないため、メールの目的と内容を簡潔に件名に記載するようにしましょう。

2.就活メールの件名の3つの注意点

就活におけるメールの件名には、内容と目的を簡潔に記載するほかに、理解しておくべき3つの注意点があります。

それぞれを覚えておくことで、実際に企業とメールでやり取りする際に慌てずにスムーズに対応できます。

具体的には以下の3点です。

それぞれ詳しく解説します。

2-1.企業側発信のメールでは件名を変更しない

企業から面接や説明会などのメールを受信したら、件名を変更せずに返信しましょう。

返信メールの件名には「Re:」が付きますが、この「Re:」が件名にあることで「返信メール」であることを判断する社会人が多いからです。

仮に「Re:」を削除し、件名を自分の言葉に変更してしまうと、返信メールだとわからなくなるだけでなく、あなたとのメールを見失ってしまう可能性があります。

相手は、日々膨大な量のメールに目を通し、前後のメールでのやり取りを確認しながらメール対応を行っている社会人です。

相手の迷惑や負担になるようなメールにならないよう、送られてきたメールの件名は変更しないで返信する意識を持ちましょう。

2-2.件名を入れ忘れた場合は、正しい件名で送り直す

就活では、1人の社会人として、メールの内容と目的を端的に記した件名でメールを送るのが適切です。

しかし、就活を始めて間もない学生の方には、メールに件名を入れる習慣がなく、件名を入れ忘れてしまったという方もいるでしょう。

件名を入れ忘れたメールを送っても、選考で不利にはなりません。

しかし、件名が入っていないメールは相手に読んでもらえない可能性が高いです。

自分のメールを相手に読んでもらうためにも、件名を入れ忘れた場合は、正しい件名でメールを送り直しましょう。

送り直すメールには【再送】のように、メールを再度送っている旨を件名に記すとわかりやすいです。

また、本文に次のように書いておくと丁寧です。

このように、謝罪の一文も加えると印象を下げずに済みます。

2-3.メールのやり取りが増えたら「Re:」を2〜3個に調整する

面接日時の変更や選考内容の質問など、やり取りが長くなるメールも今後増えてきます。

同じ内容で複数のやり取りを行なっている場合は、件名を変更しないのがベターですが、「Re:」の数が増えると件名が読みにくくなってしまいます。

このような場合は「Re:」を適度に削除し、2〜3個程度に調節するのがおすすめです。

「Re:」の数を適度に減らすことで件名が読みやすくなるため、企業の担当者もメールの内容を一目で理解しやすくなるでしょう。

ただし「Re:」を全て削除するのは避けてください。

返信メールなのか新規メールなのかの判断がつきにくく、担当者の手間を増やしてしまうことに繋がります。

必ず「Re:」を2〜3個件名に残した状態で、メールのやり取りを続けるようにしましょう。

3.就活メールの例文を3つ紹介

最後に、就活メールを作成する際の参考となる例文を、状況別に3つ紹介します。

件名も含めて、ぜひ参考にしてみてください。

3-1.面接日時の調整

面接などの日時調整をお願いするメールでは、希望する日時を複数記載してください。

また、企業側から送られてきた面接案内に返信する場合は、件名を変更しないで返信しましょう。

相手の作業負担を軽減するためにも、なるべく早く返信することを心がけてください。

3-2.説明会・面接のお礼

説明会やインターンシップ・面接に参加したお礼を伝える際は、当日か遅くても翌日までにメールを送るようにします。

また、参加する全ての企業にお礼メールを送る必要はないため、志望度が高い企業に絞ってこまめに連絡する意識を持ちましょう。

また、お礼の気持ちと合わせて選考への意気込みや反省点なども含めて記載することで、相手に熱意を伝えやすくなります。

3-3.質問

企業に質問メールを送る際は、件名に「【お伺い】」や「【ご質問】」など、質問をしたい旨を端的に記載しましょう。

質問したい内容が複数に及ぶ場合は、箇条書きで記載すると読みやすくなるのでおすすめです。

4.就活メールで避けた方がいい件名3つの特徴

就活で企業にメールを送る際は、内容と目的を端的に表現し、学校名と氏名を記載した件名が好ましいと紹介しました。

では、反対に就活におけるメールで避けた方がいい件名はあるのでしょうか。

ここでは、就活メールで避けた方がいい件名の3つの特徴について詳しく紹介します。

具体的には以下3点です。

それぞれ1つずつ詳しく見ていきましょう。

4-1.一目で内容を理解できない件名

就活において、一目で内容を理解できない件名は避けましょう。

企業の採用担当者は、日々膨大な量のメールに目を通しています。

件名でメールの内容を理解できないと、メールの優先度が低くなるだけでなく、迷惑メールと勘違いして、最悪の場合削除されてしまう恐れがあります。

「ご質問」や「お伺い」「お礼」「お願い」など、抽象的な表現だけを件名に記載するのは避けてください。

上記例文のように、メールの内容を具体的に表現することを意識して、短すぎず長すぎない適切な件名を記載してください。

4-2.自己紹介や大学名と氏名だけを記載した件名

自己紹介を記載した件名や、大学名と氏名だけを記載した件名も避けた方がいい件名です。

上記のNG例文のような、学校名と名前だけを件名に記載するのは避けましょう。

件名には、誰から送られているのかを明確にするために学校名と氏名を記載するのが適切です。

しかし、学校名と氏名だけを記載しても、メールの内容が一目で理解できないだけでなく、迷惑メールと思われてしまう可能性もあります。

メールの目的と内容を簡潔に記した要件のあとに、学校名と氏名を件名に入れるように意識してください。

4-3.「ありがとうございました」などあいさつのみを記載した件名

就活中は、あいさつのみを記載した件名のメールを送るのも避けましょう。

例えば「お世話になっております」「先日はありがとうございました」のような件名の場合、メールの内容がわからないため、相手がすぐにメールを確認しない可能性が高いです。

メール内容の緊急度や重要性がわからないと、その分相手がメールを確認するのに時間がかかり、目的が達成されないケースも想定されます。

面接日時を変更したいメールの件名が「お世話になっております」の場合、日時を変更したいという重要性が相手に伝わりません。

その結果、確認が遅くなり、結果として日時の変更が難しくなってしまいます。

対応してもらいたい内容についての確認が遅くなるほど、対応してもらえない恐れがあります。

相手にいち早くメールを読んでもらうためにも、あいさつは本文で行い、内容を端的に記した要件と学校名・氏名を記載した件名にしましょう。

5.就活におけるメールの件名以外のマナー6選

就活中は、件名以外にも押さえておくべきメールマナーが6つ存在します。

全部覚えておくと社会人になってからも大いに役立つため、この機会にぜひ覚えてください。

具体的には以下6点です。

5-1.宛名は正式名称を記載する

就活中のメールでは、本文に入る前に送り相手の企業名と部署名・氏名を記載するのがマナーです。

企業名や部署名を間違えることのないよう、メールを送信する前に企業の公式HPで正式名称を確認しましょう。

株式会社を「（株）」、合同会社を「（合）」など、略称で企業名を書かないように注意してください。

また、株式会社の位置も最初なのか末尾なのかを確認し、正しい名称で記載するよう意識してください。

5-2.メールの最後には署名を記載する

就活で企業にメールを送る際は「誰からのメールなのか」を明確にするために、必ず署名を記載しましょう。

署名には以下のような形式で、氏名・学校名・連絡先などの基本情報を記載します。

毎回署名を入れる手間がなくなる「署名機能」が付いたメールソフトも存在します。

便利な機能を活用しながら、企業とのメールのやり取りを行なってくださいね。

5-3.要素ごとに改行を行い段落分けをする

就活だけでなく、ビジネスにおけるメールの内容は主に以下5つの要素に分けられます。

ビジネスメールの一般的な構成となるため、メールの作成を終えたら、要素ごとに改行を行なって段落分けをしましょう。

それぞれの要素がひとまとまりになっているだけで読みやすくなります。

メールを受け取った相手も「読みやすさを考えてメールを書いている」「相手の気持ちになれる」就活生として、良好な印象を抱くでしょう。

5-4.就活専用のメールアドレスを使う

就活では、自分の名前を使用したシンプルな就活専用のメールアドレスを使いましょう。

プライベートで使用しているメールアドレスには、好きなキャラクターや言葉など、自分の好みの文字列を使用している方も多いでしょう。

就活中は、1人の社会人としての振る舞いが求められるため、上記のようなプライベートのアドレスの使用は好ましくありません。

自分の名前を使ったシンプルなメールアドレスを作成し就活専用にすると、プライベートなメールと区別しやすくなるメリットがあります。

就活メールの管理もしやすくなるため、ぜひ就活専用のメールアドレスで企業とやり取りを行なってください。

5-5.返信は24時間以内に行う

企業からメールを受信したら、なるべく早く、遅くても24時間以内に返信するように心がけましょう。

企業の採用担当者は、多くの就活生とスケジュール調整や重要なやり取りを日々メールで行っています。

返信が遅くなればなるだけ、担当者は他の就活生への対応を優先することになるため、できる限り早く返信するのが大切です。

仮に他の企業の選考や学業・部活動などですぐに確認できない時は、翌日の朝に返信しましょう。

朝の時間帯であれば、出社後すぐにメールチェックをする社会人が多いため、自分のメールに気づいてもらいやすくなります。

企業の担当者が自分のメール対応に時間を使ってくれている認識を忘れずに、返信は24時間以内にする意識が肝要です。

5-6.装飾や顔文字は使用しない

就活で企業にメールを送る際は、メール本文に装飾を加えたり顔文字を使用するのは避けてください。

本文で強調したい箇所に太字やアンダーラインを引きたくなる気持ちもわかりますが、ビジネスマナーには適していません。

顔文字や絵文字の使用もマナー違反となるため、覚えておきましょう。

まとめ

本記事では、就活で企業に送るメールの件名について、コツや注意点を中心に詳しく解説しました。

就活メールの件名は、メールの内容と目的を端的に記して、誰からのメールかわかるように学校名と氏名を記載するのがマナーです。

あいさつのみの件名や抽象的な表現の件名は、メールの内容が一目でわからず、担当者にメールを開封してもらえない可能性が高くなります。

また、迷惑メールと勘違いされることもあるため、この記事で紹介したコツを押さえながらビジネスマナーに適した件名のメールを送りましょう。

件名以外にも押さえておくべき就活メールのマナーがありますので、この記事を参考に就活メールの作成に励んでくださいね。

この記事があなたの役に立つことを願っています。

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