【情報管理】Excelをうまく用いて就職活動を効率化！

はじめに

「効率的に就活したい！」

忙しい就活生なら誰しもこのように考えるはずです。

そこで今回は、就活を効率的に行うためのExcelの活用法について解説します。

この記事では、以下のような悩みや疑問にお答えしています。

この記事を読めば、こういった悩みや疑問はすべて解決できます！

気軽に読める内容になっていますので、ぜひ最後までご覧ください。

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Excelの概要

Excel（エクセル）とは、アメリカに本社を置く世界最大のIT企業「Microsoft」が開発した表計算ソフトです。

Word（ワード）・PowerPoint（パワーポイント）とともに「Microsoft Office」製品の中核を担っています。

見やすい表・グラフ作成や、「関数」を用いた複雑な計算・集計まで正確な処理が可能で、またExcelに記載された情報の抽出などを含めて迅速に対応できることから、現在では企業活動に欠かせないツールの1つに。

現在は工場向けの作業服・関連用品の専門店「ワークマン」が実践する「エクセル経営」という言葉も生まれ、現場レベルで合理的かつスピード重視の経営戦略を実行する仕組みをExcelが構築しています。

また高校の授業で導入される「情報の科学」でもExcelの基本的な操作方法を勉強する機会が設けられ、パソコン初心者でも使いこなすことができる製品といえるでしょう。

もはや日常生活に浸透しており、多くの方々の人生を豊かにする高いポテンシャルを持ちます。

就活で便利なExcelの用途5選

効率良く就活を進めるのに便利なExcelの用途は以下の5つです。

それぞれ見ていきましょう。

Excelで自己分析

就活のスタート地点であるとともに、就活において最も大事な要素である自己分析。

Excelを活用することで質の高い自己分析が可能となります。

以下2つのテーマからご説明いたします。

①自己分析にExcelを使うべき理由

自己分析を行う際は、深く深く過去の自分を振り返りながら情報を拾っていく必要があります。

人間が一度に処理できる情報量には限りがあるため、この作業を頭の中だけで行うのはかなり非効率なのです。

浮かんできた情報をきちんと文字でまとめていくことで、さっきまで考えていたことを忘れてしまうというリスクが避けられます。

また手帳などの紙媒体に書いていくのに比べ、修正にかかる時間が圧倒的に少ないこともExcelの利点です。

②自己分析の方法

Excelを活用して自己分析を行う際に、最低限記入すべき項目は以下のとおりです。

自己分析の具体的な方法については下記でさらに解説しているため、自己分析をこれから行おうと考える学生はぜひ参考にしてみてください！

自己分析のやり方ってどんなのがある？3つの方法まとめ

Excelでエントリーシートに必要な情報をまとめる

ここではエントリーシートの作成に必要な情報をExcelにまとめることについて、以下2点から解説していきます。

①Excelでエントリーシートに必要な情報をまとめるべき理由

どの企業の選考を受けるにしても、エントリーシートの作成は必須です。

多くの企業のエントリーシートで頻出の項目に関する情報をExcelに一元化しておけば、エントリーシート作成に費やす時間を減らすことができるのです。

エントリーシートの作成にかかる時間が減れば、その分より多くの企業にエントリーできるようになり、持ち駒の増加に繋がります。

持ち駒の増加は最終的な内定獲得率の増加にも繋がるため、エントリーシートに関する情報の一元化はぜひともやっておきたいところです。

こちらも自己分析と同様に、紙媒体よりもExcelを利用することで修正にかかる時間も減少させることができます。

②最低限まとめるべき情報

エントリーシート作成にあたり最低限まとめておくべき情報は以下のとおりです。

上記に関しては、以下の記事で詳しく紹介していますので合わせてご覧ください。

業界研究のやり方・手順とポイント4選を解説！

OpenESって何？就活の選考通過率が上がる書き方とは？

【具体例付き】ガクチカの書き方を大特集！

【例文付き】自己PRはES・面接・動画を形式別で完全攻略

Excelで就活スケジュールを管理

ここではExcelを使用した就活スケジュールの管理について、以下2つの観点から解説していきます。

①Excelで就活スケジュールを管理すべき

Excelで就活スケジュールを管理すべき理由は次の2つです。

【就活は生活が一変するほど忙しいから】

就職活動が本格化すると、生活が一変し毎日がとても忙しくなります。

学業やアルバイトを疎かにせず就活と両立させるのは極めて大変であり、その場その場の対応では絶対にうまくいきません。

こんなときでも、Excelで就活スケジュールを徹底的に管理してしまえば、すべての予定を正確にさばきやすくなるのです。

【就活の効率が爆上がりするから】

就活スケジュールをExcelで一元管理することで、現時点で自分が何に注力すべきかが明確になり、就活の効率が劇的に上がります。

スケジュール管理が上手な人は就活がうまくいく可能性が高いと言えるでしょう。

②具体的な方法

Excelで就活スケジュールを管理する際は、最低限次の項目を入力するようにしましょう。

上記以外に必要だと感じる項目はどんどん追加していきましょう。

インターンに関する情報を追加するのも良いですね。

就活のスケジュールについては下記で紹介しているため、就活スケジュールをExcelで管理する場合にぜひ参考にしてください！

就活はいつから始めるべき？最新のスケジュールと対策を徹底解説

Excelで企業のマイページを管理

ここではExcelを利用した企業のマイページ管理について、以下2つの観点から解説していきます。

①マイページをExcelで管理すべき理由

マイページをエクセルで管理すべき理由として、以下の2つが挙げられます。

【IDやパスワードの紛失が無くなる】

たくさんの企業にエントリーすると、それに合わせて膨大な数のログイン用IDやパスワードを管理しなければなりません。

これを手帳などで管理しようとすると、紛失のリスクが高くなります。

Excelで管理してしまえば、手帳に比べて圧倒的に紛失のリスクを下げることができるのです。

【簡単にログインできる】

ログインID、パスワード、マイページのURLを一元管理しておけば、簡単かつ迅速にログインすることができます。

紙媒体で管理しているログインID等を一々入力するのは非常に手間がかかりますからね。

ブラウザ上でID等を保存している人も多いかもしれませんが、マイページの仕様で複数のID候補が出てきてしまうケースがあります。

Excelで管理してしまえばこのようなケースも避けることができます。

②具体的な方法

先述したスケジュール管理シートに以下の項目を加えましょう。

Excelで面接の振り返り

ここではExcelを利用した面接の振り返りについて、以下2つの観点から解説していきます。

①Excelで面接の振り返りをすべき理由

Excelで面接の振り返りをすべき最大の理由は、次回以降の面接成功率が上昇するからです。

面接の振り返りは、頭の中だけで完結させるのでは不十分。

良かった点や反省点を深く振り返り、情報を文字としてアウトプットすることで振り返りの質が最大化します。紙媒体では文字の修正に時間がかかりますが、Excelならそれも一瞬です。

②具体的な方法

Excelで面接の振り返りをする際は、最低限以下の項目を入力するようにしてください。

これらの項目は、先述したスケジュール管理シートに追加してもOKですし、別のシートにまとめてもOKです。

自分の見やすい方法を選んでください。

知っておくと便利なショートカットキー10選

Excelを操作する際、ショートカットキーを使うことで操作効率を上げることができます。

今回は利便性、使用頻度ともに高いショートカットキーを10個ご紹介しますのでぜひ活用してみてください。

※Windowsのみ

ExcelではなくGoogleスプレッドシートでもOK

Excelに似た機能を持つソフトとして、Googleスプレッドシートというものがあります。

どちらも同じ表計算シートですので、Excelの代わりにスプレッドシートを使っていただいても構いません。

基本的な機能は同じなので現在お持ちの環境や好みに合わせて選択してください。

どちらを使うかの判断材料として、Excelとスプレッドシートそれぞれの特徴を簡単にまとめておきます。

①Excelの特徴

Excelの主要な特徴は次の3つです。

【要インストール】

Excelはパソコンにインストールして使用する必要があります。

インストール型であるがゆえにネット環境が無くても問題なく使うことができます。

また基本的にスプレッドシートと比べると軽くて処理が早いです。

【レイアウトの自由度が高い】

スプレッドシートに比べてフォントや罫線など、レイアウト素材の種類が豊富です。

見た目にもこだわりたい人はExcelがおすすめです。

【有料】

ExceはMicrosoftが販売する有料のソフトです。

Excelを使用するにはライセンスを購入する必要があります。

②スプレッドシートの特徴

スプレッドシートの主要な特徴は以下の2つです。

【インストール不要】

スプレッドシートはクラウド型ソフトなので、インストールが不要であるとともに、ネット環境さえあればどこでも利用可能です。

ただしクラウド型であるがゆえに、オフライン環境には適していません。

ネットが繋がらない場所での使用は非常に不便なソフトです。 

【無料】

Excelと違ってスプレッドシートは無料で使用することができます。

必要なのはGoogleのアカウントだけ。

誰でも気軽に利用できるのは非常に大きいですね。

よくある質問

よくある質問をまとめました。

Q.就活で企業管理をエクセルで行うときに入力すべき項目は？

A.最低限以下の項目を入力すると良いでしょう。

Q.就活のスケジュール管理でExcelがうまく使いこなせない場合は？

以下のアプリを用いることもおすすめです。

就活マネージャー

リクルートグループ各社（リクルートキャリア・リクルートジョブズなど）が運営する就活サイト「リクナビ」で得たノウハウを活かして開発されたスケジュール管理アプリです。

自動の「お知らせ機能」でエントリーシート提出期限などを通知し、また「地図表示」機能では事前に書き込んだ会場住所をもとに地図を表示するなど、就活でスケジュール管理をする中で役立つ「付加機能」が満載。

就活を効果的にすすめるうえで役立つアプリですね。

TimeTree

スケジュールの更新を都度ほかの方々に自動通知できる機能があり、仕事をはじめ「組織」でスケジュールを管理したい場合に有効的。

もちろん自分1人でスケジュールを作成したい場合でも活用でき、スケジュールごとで色分けできる特徴があります。

そのため「面接は赤」「OBOG訪問はオレンジ」など、自身の好きな色を用いて就活をカテゴライズでき、またアルバイト・学業などの予定も自由に記載できるため、生活そのものを便利にする一助を担う効果を期待できるでしょう。

さいごに

今回は就活におけるExcelの活用法について解説してきましたが、いかがだったでしょうか？

記事の内容を簡単にまとめます。

就活でのExcel活用法、お分かりいただけましたか？

本記事を参考に上手にExcelを使っていただき、効率良く就活を進めていってください！

なお、Excelも用いることができる「就活のスケジュール管理法」について紹介した記事も掲載しているため、気になる方はぜひ目を通してみてください。

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