就活説明会のキャンセル時のマナーは？電話とメール別に解説！

はじめに

就活活動では、説明会や面接のスケジュールが重なってしまうことも少なくありません。

そのような場合に、説明会のキャンセルはどのような方法が適切なのか、そして企業に悪い印象を与えないためにはどうすればいいのか不安になる人もいるでしょう。

そこで、本記事は以下のような点を知りたい就活生を対象にしています。

今回は説明会のキャンセルをする際のマナーや注意点について細かく紹介していきます。

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【就活マナー】説明会をキャンセルする方法

就職活動中、どうしても説明会に行けなくなってしまう状況が発生することもあるでしょう。

その際にキャンセルの手続きを行うことは、ビジネスマナーとして重要です。

キャンセル手続きをせずに放置すると、企業側に悪い印象を与える可能性があります。

企業は説明会を予約した就活生のために当日までに様々な準備をしてきています。

万が一行けなくなってしまった際は必ずキャンセル連絡をしましょう。

ここでは、主なキャンセル方法を3つ紹介します。

予約したサイトからキャンセル

基本的には、説明会の日程まで余裕がある場合は、web上のマイページからボタン一つでキャンセル手続きを行うことが最も簡単で確実です。

説明会の予約をした際に、キャンセル可能な期限が載っていることがあるため、しっかりと確認を行いましょう。

【予約サイトからキャンセルできない場合】メールでキャンセル

説明会の日程が迫ってきて予約サイトからキャンセルできない場合は、メールでキャンセル連絡が必要になります。多くの企業では、３日前を過ぎるとマイページ上からキャンセルができなくなってしまうので、メールでキャンセル連絡をするようにしましょう。

メールでは、必ず件名に「説明会キャンセルの連絡」と明記して、企業名や自分の名前、大学名などを正確に記載するようにしましょう。

キャンセル理由も簡潔に説明し、誠意を持って謝罪の言葉を添えるようにしましょう。

【緊急時や直前】電話でキャンセル

当日に公共交通機関の遅延などのトラブルがあった場合や体調不良で急遽キャンセルしなければならない場合は、電話で採用担当宛に連絡をしましょう。

電話でも内容は簡潔に分かりやすく伝え、謝罪の言葉を述べるようにします。

電話連絡の際には、まず自分の名前と所属を伝えた上で、説明会をキャンセルする理由をはっきりと伝えます、

また、相手が忙しい可能性も考慮して、必要最低限の情報を明確に伝えられるといいでしょう。

説明会のキャンセルが選考に与える影響

説明会をキャンセルしたことが選考に悪影響を与えるのではないかと心配する就活生も多いでしょう。

結論としては、説明会のキャンセルを適切な手続きを踏んで行えば選考に直結することはありません。

ただし、キャンセルの仕方によっては選考に影響する可能性があります。

例えば、当日キャンセルの理由が「他の企業とのダブルブッキング」「寝坊」などであれば、社会人のマナーに欠けると判断されるため、選考に影響してしまうかもしれません。

また、小さい規模の会社だと特に説明会のキャンセルをすると目立ってしまい、採用担当に覚えられてしまう可能性はあります。

一方で、前日までの事前キャンセルについては選考に影響を及ぼすことはほとんどないでしょう。

そのため、説明会に参加できないと分かったら速やかにキャンセル手続きを行うようにしましょう。

説明会当日までに日数がある場合は、webサイト上のマイページから予約のキャンセルができることが多いため、説明会のキャンセルを早めに行っておくことをおすすめします。

【就活マナー】メールで説明会をキャンセルするときの注意点

就活の説明会をメールでキャンセルする際の注意点について紹介します。

本来あってはならないキャンセルとなるため、次の注意点をおさえて、丁寧にメールを送ることを心がけましょう。

件名を明確にする

まず、件名は一目で内容がわかるように簡潔にわかりやすく書くようにしましょう。

就活の時期は、企業の人事は採用活動に日々追われ、かなり忙しい日々を送っています。

メールの件名が分かりにくいと、メールをパッと見ただけではどんな内容かわからず、採用担当はいちいち中身を開いて把握しなければならず、手間がかかってしまうのです。

そのため、件名を見ただけで誰からどんな内容のメールが来たかすぐにわかるように、件名の書き方を工夫する必要があります。

＜件名書き方（例）＞

件名がダラダラと長いと読みづらいため、要点を絞ってシンプルに書くようにしましょう。

必須項目は、大学名と名前、説明会欠席についての内容です。

宛名は正確に記載する

メールの宛名は必ずフルネームで「様」をつけて記載しましょう。企業名も省略せずに正式名称で書くようにします。

また、個人宛のメールであれば、必ずフルネームに「様」を付けます。

担当者名が分からない時は「ご担当者様」もしくは「株式会社〇〇御中」という表現にしましょう。

企業名や担当者名を間違えるのは非常に失礼な行為にあたるため、送信ボタンを押す前に再度チェックするといいでしょう。

＜例＞

本文では誠意を込めた謝罪をする

会社説明会のキャンセル連絡をするので、本文ではしっかりと謝罪をします。

キャンセル理由は簡潔に述べ、企業側の準備や時間に対する配慮を示せるといいでしょう。

＜例文＞

最後に署名を書く

メールの最後には、必ず署名をつけましょう。

署名には、氏名、大学名、学部・学科、電話番号、メールアドレスなどの基本情報を記載します。

企業の採用担当がメールを見て、どこの誰から来たメールか一目でわかるようにしましょう。

これにより、採用担当者が送信者の情報をすぐに把握でき、対応がスムーズになります。

＜署名例＞

誤字脱字に注意する

企業にメールを送る際は、必ず内容を確認し、誤字脱字がないかチェックしましょう。

小さな誤字脱字でも、企業側から誠実さを書いていると受け取られる可能性もあります。

慎重に内容を確認し、正確なメールを送ることが重要です。

営業時間内にメールを送る

基本的に企業とのメールやりとりは企業の営業時間内に行うようにします。

夜遅くや深夜に送信することは避け、どうしても営業時間内が難しい場合は、営業時間の前に送るといいでしょう。

企業の営業時間や勤務時間は各企業のホームページに載っているため、営業時間を確認した上でメールを送信するようにしましょう。

就活のマナーの一つでもあるため、連絡は必ず企業の営業時間内に行いましょう。

【就活マナー】電話で説明会をキャンセルするときの注意点

説明会を急遽キャンセルしなければならない場合は、電話での連絡が最適です。

次の注意点をおさえた上で、細心の注意を払い、連絡するようにしましょう。

静かな場所で電話をかける

まず電話をかける際には、電波の状況がよい静かな場所で電話しましょう。

騒音や雑音が聞こえると、相手に内容が正確に伝わりにくいです。

また、相手が聞き取りやすい声ではっきりしっかりと話すことが必要です。

自分から名乗る

電話が繋がったら、まず自分から挨拶をし、大学名と名前（フルネーム）をしっかりと伝えます。

相手に自分が誰であるかを明確にすることは、電話のマナーであるため、必ず最初に名乗るようにしましょう。

担当が不在で取次をしてもらう際には、取次の方と担当者のどちらにも挨拶、大学名、名前（フルネーム）をしっかりと伝えましょう。

用件を簡潔に伝える

就活の時期の採用担当は毎日多忙であるため、電話をした際、用件を簡潔に話しましょう。具体的には何月何日の説明会なのか、キャンセル理由は何かなどについて相手にすぐに伝わるようにしっかりと伝える必要があります。

電話でのキャンセル連絡の際は、罪悪感から焦り、早く電話を終わらせたくて早口になったり、一方的に話してしまいがちなので、冷静に落ち着いて電話をするようにしましょう。

＜例文＞

さいごに

今回は就活の説明会をキャンセルする際のマナーや注意点、対応方法について紹介してきました。

説明会の出席が難しくなった場合でも、適切な対応を取ることで、企業に対する信頼を保つことができます。

説明会のキャンセルは避けられない場合もありますが、冷静に落ち着いて、早めに連絡をすることが大切です。

企業側の立場に立ち、誠意を持って対応しましょう。

就職活動は、社会人としての第一歩です。

キャンセル時の対応の一つをとっても、その対応が今後のキャリアに影響を与える可能性があります。

小さなところから地道に積み重ねていくことで、社会人としてのマナーも身につけ、より良い就職活動をしていきましょう。

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