内定承諾書の返答に電話はNG？マナーや注意点を解説
2024/9/7更新
はじめに
「内定承諾書をもらったけど、どう対応したらいいの？」
「電話でもメールでもいいの？」
内定をもらって嬉しい気持ちと同時に、こんな悩みも出てきますよね。
結論からいうと、内定承諾書をもらったら、自信を持って電話で伝えるべきです。
とはいえ、なぜメールだけではいけないのか、電話のマナーなどはあるのかと気になる就活生もいるでしょう。
この記事では、内定承諾書の連絡はなぜ電話でするのがおすすめなのか、その場合のマナーや注意点、具体的な会話例までご紹介します。
この記事は以下のような方に向けて書いています。
- 内定承諾書をもらったけど、連絡方法で迷っている
- 電話での内定承諾のマナーや注意点を知りたい
- 具体的な電話での会話例を知りたい
- メールでの内定承諾例文を知りたい
メールでの承諾例文も載せているので、これから内定を目指す人も、もう内定をもらった人も、ぜひ最後まで読んで参考にしてくださいね。
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内定承諾書の連絡は電話はNG？
内定の承諾を伝えるとき、最もおすすめなのは電話です。
わざわざ「内定承諾の連絡で電話をするのはNGなのではないか」と悩む方もいるかもしれません。
では、なぜ電話が望ましいのかその理由と、メールだけの連絡を避けるべき理由を解説していきます。
電話が望ましい理由
内定承諾の連絡は、できるだけ電話でしましょう。
電話なら、あなたの入社への意欲や感謝の気持ちを、担当者の方に直接伝えられます。
お互いに喜びを分かち合い、内定承諾の意思も明確に伝えられるので、安心感がありますよね。
また、電話ならその場で疑問点を解消したり、今後の流れを確認したりすることも可能です。
内定承諾の連絡は、企業へのあなたの熱意を伝える大切な機会です。
だからこそ、電話での連絡が最も信頼できる方法だといえます。
メールは避けるのがよい理由
メールでの内定承諾が、必ずしもNGだというわけではありません。
企業によってはメールでの連絡を推奨している場合もあります。
しかし、メールは思わぬトラブルに見舞われる可能性があることを覚えておきましょう。
- 迷惑メールに自動で振り分けられる
- 採用担当者が忙しくてメールを見落とす
- その他、何らかの理由で届かない
そのため、メールで内定承諾の連絡をする場合は、必ず企業からの返信を確認するようにしましょう。
企業からの返信があって初めて、あなたの内定承諾が正式に受理されたことになります。
もし内定を保留したい場合は、別の記事で詳しく解説しているので、ぜひそちらも参考にしてみてくださいね。
内定承諾の電話のマナー
内定承諾の連絡は電話が推奨されていることがわかったところで、内定承諾における電話のマナーをみていきましょう。
- 内定通知の当日、遅くても翌日に電話する
- はっきりと内定の意思を伝える
- 今後の日程を確認する
ほかにも、社会人として知っておくべき電話のマナーも紹介していくので、ぜひ参考にしてください。
それぞれ順にみていきましょう。
内定通知の当日、遅くても翌日に電話する
内定通知を受け取ったら、その日のうち、もしくは遅くとも次の日には電話で内定承諾の意思を伝えましょう。
素早い対応はあなたの熱意を企業に示すだけでなく、企業からの信頼度アップにもつながります。
また、今後のスケジュール調整もスムーズに進めやすくなるでしょう。
はっきりと入社の意思を伝える
内定承諾の電話では、あなたの入社への熱意を明確に伝えましょう。
「内定をいただき、誠にありがとうございます。ぜひ御社で働かせていただきたいと考えております」のように、具体的な言葉であなたの意思を伝えれば、企業の担当者も安心します。
曖昧な返答は避け、はっきりと意思表示することが大切です。
今後の日程を確認する
電話では、今後のスケジュールについても確認しておきましょう。
「今後の入社手続きや研修の予定について、教えていただけますでしょうか？」など、具体的に質問してみましょう。
スケジュールを確認しておくことで、あなたも企業も、安心して準備を進めることができます。
社会人として知っておくべき電話のマナー
上記3つのポイント以外にも、いくつか知っておくべき電話のマナーがあります。
内定承諾書の電話だけでなく、実際に働き始めてからも使える知識です。
就業時間内に電話する
電話をかける際は、相手の会社の就業時間内を選びましょう。
担当者が対応しやすい時間帯であれば、スムーズに話が進みます。
一般的には、午前10時～午後5時までが目安です。
お昼休みの12時～13時は避け、遅い時間や早朝も避けるようにしましょう。
相手への配慮を忘れてはいけません。
静かな場所で電話する
電話をかけるときは、静かな場所を選びましょう。
周りの雑音が入らないようにすることで、相手の声がクリアに聞こえ、聞き間違いを防げます。
静かな場所なら、あなた自身も落ち着いて話せるので、内定に関する大切な内容をしっかり伝えられるはずです。
できれば自宅で、家族がいる場合は一言伝えて、落ち着いて話せる環境を作りましょう。
通信環境の良い場所を選ぶ
電話をかける場所の電波状況も大切です。
電波が悪いと、せっかくの電話が途切れてしまったり、声が聞き取りにくくなってしまったりする可能性があります。
自宅の固定電話や、電波状況の良い場所での携帯電話の使用がおすすめです。
メモを用意する
電話をかける前に、メモの準備も忘れずにおこなってください。
伝えたいこと、確認したいこと、企業からの指示などをメモしておけば、電話中に焦って大切なことを言い忘れる心配もありません。
また、電話中に新たに伝えられた情報もすぐにメモできるので、あとから確認する際にも役立ちます。
言葉遣いに気をつける
電話では、言葉遣いにも気を配りましょう。
相手は企業の採用担当者です。
社会人としてふさわしい、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
「お世話になっております」「ありがとうございます」「よろしくお願いいたします」といった基本的な敬語は、正しく使えるようにしておきましょう。
また、普段友達との会話で使うようなカジュアルな言葉や略語は避け、ビジネスシーンにふさわしい言葉遣いを意識することで、相手に好印象を与えられます。
電話の最初と最後に感謝を伝える
電話の始めと終わりには、感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。
最初に「お世話になっております。内定をいただき、誠にありがとうございます」と感謝を伝えることで、良い印象を与えられます。
電話を切る前にも「貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします」と、改めて感謝の気持ちを伝えましょう。
質問があれば用意しておく
電話をかける前に、もし質問があればリストアップしておきましょう。
内定後に気になることや確認したいことがあれば、電話で直接質問すれば、すぐに回答を得られます。
「入社前に準備しておくべきことはありますか？」といった質問を用意しておくと良いでしょう。
内定承諾の電話での受け答え方については、別の記事で詳しく解説しているので、そちらも参考にしてみてください。
内定承諾書の電話連絡の流れと会話例
では、実際に内定承諾書の電話でつかえる会話の例文を流れと一緒に紹介していきます。
まず基本的な流れは以下のとおりです。
- 電話取次の言葉
- 相手の都合を確認する
- 内定承諾の意思を伝える
- 質問や不安点の確認
- 今後のスケジュール確認
- 締めくくりの挨拶と感謝の言葉
焦らずに対応するために、事前にメモをしておくのもおすすめです。
例文もあわせて紹介していくので、さっそく順にみていきましょう。
1.電話取次の言葉
会社の代表番号にかける場合、必ずしも採用担当者が出るとは限りません。
最初に自分の名前と用件を伝え、担当者に取り次いでもらうようにしましょう。
以下の例文を参考に、丁寧な言葉遣いを意識してください。
お世話になっております。◯◯大学の〇〇（自分の名前）と申します。
先日いただきました内定に関して、ご担当の〇〇様（相手の名前）とお話ししたく、ご連絡いたしました。
〇〇様はご在席でしょうか。
※もし不在の場合は、次のように伝えておけば、改めて電話する必要がなくなります。
もし可能であれば、折り返しのご連絡いただけますでしょうか。
相手の都合を確認する
採用担当者につないでもらえたら、まずは相手の都合を確認しましょう。
いきなり用件を切り出すのではなく、相手に配慮を示すことが大切です。
お世話になっております。○○と申します。
採用の件でお電話いたしましたが、今、お時間よろしいでしょうか？
内定承諾の意思を伝える
まずは、内定への感謝と、正式に承諾する気持ちを伝えましょう。
相手が忙しそうな場合は、簡潔にまとめて伝えることも大切です。
お世話になっております。
◯◯大学の〇〇（自分の名前）と申します。
先日いただきました内定のお知らせ、ありがとうございます。
本日は内定を正式に承諾したく、ご連絡いたしました。
貴社での勤務を楽しみにしております。
何卒よろしくお願いいたします。
質問や不安点の確認
基本的には、まずは担当者の方のお話をしっかり聞きましょう。
そして、相手の話が終わったタイミングや「何か質問はありますか？」と聞かれたときに、疑問点や不安な点を質問してみましょう。
給与や勤務地、業務内容など、事前に確認しておきたい点をまとめておくと安心です。
相手の時間を割いていることも忘れずに、自分で調べられるようなことを聞かないように気をつけてください。
- いくつか確認させていただきたい点があるのですが、よろしいでしょうか。
- 給与や福利厚生について、改めて詳細をお聞かせいただけますでしょうか。
- 勤務地や業務内容についても確認したいのですが、何か変更や注意点などがございましたら教えていただけますでしょうか。
今後のスケジュール確認
内定後の具体的なスケジュールも忘れずに確認しておきましょう。
入社日やオリエンテーション、必要な書類の提出期限など、具体的な内容について確認しておくと安心です。
- 今後のスケジュールについて確認させていただきたいのですが、まず入社日はいつを予定しておりますでしょうか。
- オリエンテーションや研修の日程があれば、ご教示いただけますでしょうか。
- 必要な書類の提出期限についてご教示いただけますでしょうか。
締めくくりの挨拶と感謝の言葉
最後に、もう一度感謝の気持ちを伝えて電話を締めくくりましょう。
内定をもらえた喜びと、企業への感謝の気持ちを伝えると、より丁寧な印象になります。
本日はお時間をいただき、誠にありがとうございました。
内定をいただけたこと、大変嬉しく思っております。
今後ともよろしくお願いいたします。
失礼いたします。
内定承諾書の連絡を電話でする際の注意点
マナーについて詳しく解説しましたが、電話連絡における注意点もいくつかあります。
- 内定承諾書の期限は厳守する
- 企業指定の連絡方法に従う
- 証跡を残すため、電話後にメールを送る
ひとつずつ詳しく解説するので、企業へ電話をかける際は参考にしてください。
内定承諾期限は厳守する
内定承諾の期限は必ず守りましょう。
内定を受けるつもりなら、企業が指定した期日までに返事をするのがマナーです。
もし、何らかの事情で期限内に返事ができない場合は、事前に企業に連絡し、事情を説明して期限延長のお願いをするようにしましょう。
期限を過ぎてしまうと、せっかくの内定が取り消されてしまう可能性があります。
企業は、期限内に返事がない場合、あなたが入社する意思がないと判断し、ほかの人に内定を出す可能性があるからです。
内定を受ける決心がついたら、できるだけその日のうちに連絡するのがベストです。
迅速な対応は、あなたの熱意を示し、企業からの信頼を得る第一歩となります。
企業指定の連絡方法に従う
電話での連絡をおすすめしましたが、企業から指定された連絡方法に従うことは、社会人としての基本です。
もし企業がメールでの連絡を希望しているなら、その指示に従いましょう。
電話で連絡する際は、事前にメモを用意して伝えたい内容を整理しておくと、スムーズに話せます。
企業の指示に従うことで、良好なコミュニケーションを築き、良い印象を与えることができます。
証跡を残すため、電話後にメールを送る
電話で内定承諾書への連絡をしたあとには、念のためメールでも確認の連絡を送りましょう。
口頭でのやり取りだけでは、のちのち認識のズレが生じてしまう可能性もあります。
電話で話した内容をまとめたメールを送ることで、トラブルを防ぎ、あなたの誠実な姿勢を企業に伝えることにもつながります。
件名：内定承諾のご連絡（◯◯）
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になります。
本日、お電話にて内定承諾の意思をお伝えいたしました◯◯です。
お忙しい中、ご対応いただきありがとうございました。
改めまして、貴社の内定を正式にお受けいたしますことを、メールにてご報告いたします。
今後の手続きや必要な書類などがございましたら、ご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
内定承諾書へ対する連絡は、社会人としての基本的なマナーや礼儀が身についているのかを再確認してもらう重要な機会です。
注意点にも気をつけながら、しっかりとした対応をすることで、入社後のあなたへ対する見る目もかわるかもしれません。
内定承諾書の電話Q＆A
ここでは、内定承諾書の電話承諾について、就活生が疑問に感じるポイントにお答えしていきます。
Q：緊張してうまく話せるか不安です。
A：緊張するのは当然です。
とはいっても、電話が苦手な方もいることでしょう。
そういった方は、事前に話す内容をメモしておいたり、落ち着いて話せるように深呼吸をしたりするなど、準備をしておくことをおすすめします。
Q：内定承諾の電話のあと、お礼状は必要ですか？
A： 電話での内定承諾後、お礼状を送ることは必須ではありませんが、感謝の気持ちを伝える手段としておすすめです。
特に、電話で十分に感謝の気持ちを伝えられなかったと感じた場合は、お礼状を送ることで丁寧な印象を与えられます。
Q：内定承諾の電話で、入社時期について相談しても良いですか？
A： 基本的には、企業が提示した入社時期に従うのがマナーですが、どうしても事情があって入社時期を変更したい場合は、相談してみても良いでしょう。
ただし、その際には、変更したい理由を明確に伝え、企業側の都合にも配慮しながら、誠意を持って相談することが重要です。
Q：内定承諾の電話で、自分のスキルや経験についてアピールしても良いですか？
A： 内定承諾の電話は、あくまでも内定承諾の意思を伝える場ですので、過度な自己アピールは避けるべきです。
ただし、入社への意欲や熱意を伝えることは大切ですので、「御社で貢献できるよう、精一杯頑張ります」といった言葉で締めくくるのも良いでしょう。
Q：内定を辞退したい場合は、電話でどのように伝えれば良いですか？
A： 内定を辞退する場合は、誠意を持って、なるべく早く伝えることが大切です。
「大変恐縮ですが、今回は辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」など、率直に伝えるようにしましょう。
また、辞退理由を聞かれた場合は、正直に答えるようにしましょう。
ただし、企業や担当者を批判するような発言は避け、感謝の気持ちを伝えることも忘れないでください。
さいごに
本記事では、内定承諾の電話連絡のマナーと注意点について解説しました。
内定承諾に関する連絡は、電話はNGではありません。
できるだけ電話で行うことが誠実な対応だといえます。
必ずしもメールがNGなわけではありませんが、メールだけで連絡することにはいくつかのリスクがあります。
最も丁寧でおすすめできる連絡方法は、電話とメールの両方を使うことです。
ただの内定承諾だと感じるかもしれませんが、こういった小さな対応を丁寧に行うことで、入社後、あなたに対する見る目がすこし変わるかもしれません。
仲間といえどライバルとなる同期と差をつけるためにも、しっかりと誠実な対応を心がけましょう。
ぜひ、この記事を参考に内定承諾の電話をしてみてください。
